ما هي عمليات الإعداد والتوجيه للموظفين الجدد؟

يستخدم العديد من أصحاب العمل مصطلحي التوجيه والإعداد بشكل متبادل، ولكن فهم الفرق بينهما يمكن أن يساعدك في إعداد الموظفين الجدد بشكل أفضل وتحسين عملية التوظيف في شركتك.

في هذه المقالة، سنشرح معنى كل من هذه المصطلحات، ونفهم الفروق، ونوضح لك كيفية تنفيذ هذه العمليات بشكل فعال.

ما هو التوجيه للموظفين الجدد؟

التوجيه للموظفين الجدد هو عملية مصممة لتعريف الموظفين الجدد بمكان عملهم، وزملائهم، ومسؤولياتهم الوظيفية، وسياسات الشركة.

يساعد التوجيه الموظفين الجدد على الشعور بالراحة وفهم ثقافة الشركة. كما يحدد التوقعات لمناصبهم الجديدة.

يجب أن تساعد هذه العملية الموظفين الجدد في فهم كيفية سير الأمور في الشركة، وكيفية أداء مهامهم الجديدة، ومن يمكنهم اللجوء إليه للحصول على المساعدة والدعم.

يمكن أن يحول التوجيه المنفذ جيدًا مهمة مقلقة إلى تجربة إيجابية، ويضع أساسًا لعلاقة عمل طويلة الأمد.

ما هو الإعداد الوظيفي؟

الإعداد الوظيفي هو عملية دمج الموظفين الجدد في مكان العمل.

تبدأ هذه العملية بمجرد قبول الموظف الجديد عرض العمل وتشمل أحداثًا مثل توجيه الموظفين الجدد لمساعدتهم على معرفة المزيد عن الشركة ودورهم.

الإعداد الوظيفي يتم تخصيصه لكل فرد. يتم تعديله بناءً على تقدم الموظف الجديد.

لقد دفعت جائحة كوفيد-19 الشركات إلى إعادة التفكير في كيفية إعداد الموظفين الجدد، حيث ثبت أن الإعداد الافتراضي أكثر فعالية من الطرق التقليدية.

ما هو الإعداد الافتراضي؟

الإعداد الافتراضي هو عملية رقمية تربط الموظفين الجدد بالمنظمة باستخدام الأدوات والتكنولوجيا الافتراضية.

يتضمن ذلك اجتماعات الفيديو، والندوات عبر الإنترنت، والجولات الافتراضية، وتوقيع المستندات الرقمية، والوصول إلى التدريب عبر الإنترنت والموارد.

الفرق بين الإعداد الوظيفي والتوجيه: الفروقات

يساعد كل من التوجيه والإعداد الوظيفي الموظفين الجدد على التكيف مع أدوارهم، وإن كان ذلك بأساليب مختلفة قليلاً.

يمكن أن يعزز مقارنة التوجيه والإعداد الوظيفي كل مرحلة من عملية التوظيف لديك.

الأهداف

تم تصميم التوجيه لتوفير مقدمة سريعة ومباشرة تعطي الموظفين الجدد المعلومات الأساسية التي يحتاجونها فورًا.

يعد التوجيه بمثابة دورة مكثفة لبدء ناجح في شركتك ويتبع هيكلًا مشابهًا لكل موظف جديد، مع اختلافات بسيطة تعتمد على الدور الوظيفي.

في المقابل، يهدف الإعداد الوظيفي إلى دعم وتوجيه الموظفين الجدد، لمساعدتهم على فهم أعمق لدورهم داخل الشركة.

يتم تخصيص الإعداد لكل موظف جديد ودوره الوظيفي المحدد، بهدف جعله يشعر بالراحة في دوره الجديد.

ونظرًا لأن الموظفين الجدد لديهم وتيرة تعلم مختلفة وتجارب فريدة وأسئلة ومخاوف مختلفة، يمكن تعديل عملية الإعداد لتلائم هذه الاختلافات.

الأسلوب

عادةً ما يتبع التوجيه أسلوبًا يشبه المؤتمرات، ويهدف إلى تزويد الموظفين الجدد بكمية كبيرة من المعلومات.

بينما قد تكون هناك عناصر تفاعلية مثل الجولات وجلسات الأسئلة والأجوبة، فإن الهدف الأساسي هو تجهيز الموظفين بالمعلومات اللازمة لبداية ناجحة.

من ناحية أخرى، يتضمن الإعداد الوظيفي أشكالًا متنوعة مثل الخبرة العملية، والتدريب الفردي والجماعي، واجتماعات المشرفين، وأشكال مخصصة بناءً على احتياجات الموظفين.

يتكيف الإعداد الوظيفي مع تقدم الموظفين الجدد وتطور مهاراتهم، باستخدام التقييمات لدعم تقدمهم.

المحتوى

قد تختلف الموضوعات التي يتم تناولها خلال التوجيه والإعداد الوظيفي. المواضيع المشتركة يتم تناولها عادةً خلال الإعداد الوظيفي، الذي هو عملية أطول.

تشمل الموضوعات التي يتم تناولها عادة في التوجيه للموظفين الجدد:

• رسالة الشركة، رؤيتها وقيمها، وكيف تنطبق هذه الأمور على الموظفين
• السياسات والإجراءات الخاصة بالشركة
• إجراءات السلامة
• التعويضات والمزايا
• المستندات المطلوبة للموظف الجديد
• جولة في المكاتب أو المرافق أو الموقع (إذا كان ذلك مناسبًا)
• تعريف بالزملاء

• إعداد تسجيلات الدخول والتصاريح الأمنية

   

أما الإعداد الوظيفي فيشمل عدة مكونات، مثل:

• تحديد الأهداف
• توفير زميل توجيه لمساعدة الموظف الجديد
• اجتماعات منتظمة مع المشرف
• تدريب على المهام الوظيفية المحددة
• تقييم الموظف الجديد

يعد جزء من عملية الإعداد الوظيفي إجراء التقييمات لتقييم أداء الموظفين الجدد وتخصيص تدريب إضافي عند الحاجة.

المدة الزمنية

عملية الإعداد الوظيفي هي برنامج مستمر يستمر عادةً لمدة 2-3 أشهر من التوظيف. مع ذلك، قد تستمر بعد أول 3 أشهر بناءً على تقدم الموظف أو احتياجاته.

يبدأ التوجيه عادةً في أول يوم للموظف، بينما يبدأ الإعداد الوظيفي عادةً قبل التاريخ الرسمي لبدء العمل.

قد يشمل ذلك إرسال بريد إلكتروني ترحيبي يحتوي على معلومات مفصلة أو مطالبة الموظف الجديد بإكمال المستندات قبل تاريخ بدء العمل.

نصائح للتوجيه والإعداد الوظيفي الناجحين

يحتاج الموظفون إلى نسخة سريعة من المعلومات الأساسية في التوجيه لبدء العمل بسرعة. الدعم المستمر من خلال عملية الإعداد القوية يساعدهم على التأقلم.

عند تنفيذهما بشكل جيد، يكمل كل من التوجيه والإعداد الوظيفي بعضهما البعض ويساعدان الموظفين على النجاح بشكل أسرع.

استخدم هذه النصائح لنجاح التوجيه والإعداد الوظيفي للموظفين:

• اجعلها ممتعة: اجعل التوجيه والتدريب المستمر ممتعًا لتحفيز الموظفين الجدد ودمجهم في ثقافة الشركة بشكل أسرع.
• التغذية الراجعة: مع نمو شركتك، ستتطور عمليات التوجيه والإعداد. طلب التغذية الراجعة من الموظفين الحاليين يساعد في تحسين العملية. قم بإنشاء استبيانات للتوجيه والإعداد الوظيفي للموظفين الجدد لجمع التغذية الراجعة المنظمة. استخدم هذه التغذية لتحديد نقاط القوة ومجالات التحسين.
• إشراك المزيد من الأشخاص: إشراك الآخرين في تخطيط التوجيه، مثل المديرين المباشرين والكبار، وإدارة الموارد البشرية، والموظفين الحاليين، يمكن أن يوفر رؤى قيمة ويحسن بناء العلاقات مع الموظفين الجدد.
• إنشاء عملية قياسية: لضمان التناسق عبر الأقسام وتوفير تجربة موحدة لجميع الموظفين الجدد، تحتاج إلى إنشاء قوائم مرجعية وسياسات تحدد تفاصيل عمليات التوجيه والإعداد.

• تجنب جعلها مرهقة: يتم إغراق الموظفين الجدد بكمية كبيرة من المعلومات. اجعل من السهل عليهم استيعاب كل شيء عن طريق تقسيم عمليات التوجيه والإعداد إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة، بدءًا من أهم المعلومات التي يحتاجون إليها. اجمع بين إنشاء جولات افتراضية أو مادية وتعريف الفريق مع جلسات معلومات مكثفة لموازنة الأنشطة وإعطاء الموظفين الجدد استراحة ذهنية.

   

الخلاصة

يعد كل من الإعداد الوظيفي والتوجيه ضروريين لتعريف الموظفين الجدد ببيئة العمل.

التوجيه هو حدث مرة واحدة بخطوات عامة، بينما يعد الإعداد فترة تدريب أطول تركز على الأدوار الفردية ودمج الفريق.

تبدأ كلتا العمليتين بوجود استراتيجية موارد بشرية قوية وفعالة. من هناك، يمكنك إدارة مختلف العمليات داخل الشركة، سواء كانت شخصية أو افتراضية مثل التوجيه والإعداد.

هل تحتاج إلى مساعدة في إنشاء وإدارة عمليات الإعداد والتوجيه في شركتك؟ تواصل مع توظيف. فريقنا دائمًا على استعداد للمساعدة.