6 ميزات في نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) لدعم احتياجات شركتك في الموارد البشرية

إحدى أفضل الطرق التي يستخدمها أصحاب العمل لضمان العدالة للموظف وأعمالهم هي استخدام نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS).

في هذا المقال، سنشرح ما هو نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، وكيف يعمل، والاختلافات بين نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، ونظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، ونظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

سنجيب على الأسئلة الأكثر شيوعًا حول أنظمة إدارة الموارد البشرية، ونقدم لك أهم الميزات التي يبحث عنها أصحاب الأعمال في نظام إدارة الموارد البشرية.

ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟

نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو برنامج تستخدمه الشركات لمتابعة حضور الموظفين وحساب رواتبهم.

بينما يُعد هذا السبب الأكثر شيوعًا لاستخدام الشركات لأنظمة إدارة الموارد البشرية، إلا أنه ليس الاستخدام الوحيد لهذه الأداة.

تستخدم الشركات أيضًا نظام إدارة الموارد البشرية لدعم وظائف واحتياجات الموارد البشرية، بما في ذلك وظائف التوظيف والتدريب.

هناك مستويات أو درجات مختلفة من التطور في أنظمة إدارة الموارد البشرية. وبناءً على البرنامج الذي تستخدمه شركتك، قد يكون فريق الموارد البشرية قادرًا على الحصول على تقارير البيانات عبر نظام إدارة الموارد البشرية

ما هو الفرق بين نظام HRIS ونظام HRMS؟

بينما يشير HRMS إلى نظام إدارة الموارد البشرية، يشير HRIS إلى نظام معلومات الموارد البشرية.

تستخدم الشركات نظام HRMS لتسجيل حضور الموظفين وغياباتهم، وما إلى ذلك، لأغراض الرواتب.

في المقابل، يُستخدم نظام HRIS لتسجيل وإدارة سجلات الموظفين. ومع التقدم التكنولوجي، تطور نظام HRIS ليصبح نظام HRMS.

لهذا السبب، يستخدم بعض المتخصصين في الموارد البشرية المصطلحين بشكل متبادل.

ما هو الفرق بين نظام HRMS ونظام ERP؟

أحد الأسئلة الشائعة حول أنظمة إدارة الموارد البشرية هو كيفية اختلافها عن أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

يشير ERP إلى تخطيط موارد المؤسسة، وهو نوع من البرامج المصممة لمساعدتك في إدارة أعمالك بالكامل. تشمل أنظمة ERP الأتمتة، الموارد البشرية، التصنيع، سلسلة التوريد، المشتريات، التمويل، وغير ذلك الكثير.

من الواضح أن نظام ERP أوسع بكثير من نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS).

بينما قد تتضمن ميزات HRMS بعض وظائف التمويل، إلا أنه لا يغطي مجالات أخرى في الأعمال مثل سلسلة التوريد والمشتريات.

ليس كل الشركات تستخدم نظام ERP.

هل يُعتبر HRMS جزءًا من نظام ERP؟

تتضمن معظم أنظمة ERP ميزات نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) لمراجعة حضور الموظفين وكشوف الرواتب.

يمكن للشركات بسهولة ربط نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) أو أدوات وبرامج الموارد البشرية الأخرى بنظام ERP الخاص بها لتحسين الكفاءة.

وهذا بدوره يُترجم إلى إدارة أفضل للموظفين، وتحسين تجربتهم، ويمكن أن يساعد قسم الموارد البشرية في تعزيز تفاعل الموظفين.

أهم ميزات نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) التي يجب مراعاتها

قبل شراء برنامج HRMS، عليك النظر في الميزات التي تتناسب مع احتياجات عملك.

إليك بعض أهم ميزات HRMS التي تفيد الشركات بشكل كبير:

1) إدارة الغيابات والإجازات

تستخدم معظم الشركات في مصر والشرق الأوسط أدوات HRMS لمساعدة المديرين في الموافقة على الإجازات، الغيابات، وتغييرات الورديات. يشمل ذلك أيضًا إجازة الأمومة أو الإجازة الوالدية والإجازة المرضية.

تُعد هذه إحدى الميزات الأساسية لأداة HRMS.

2) إدارة الرواتب

الميزة الثانية الأكثر قيمة في نظام HRMS هي إدارة الرواتب.

في هذه الحالة، يستخدم فريق الموارد البشرية نظام HRMS لمراجعة حضور الموظفين، طلبات الغياب، وتسجيل الدخول والخروج، وما إلى ذلك لحساب الرواتب.

يساهم نظام HRMS في توفير الوقت لكل من المديرين المباشرين والمتخصصين في الموارد البشرية أو الرواتب. كما يساعد في تعزيز الاستدامة، حيث لا يحتاج أحد إلى القلق بشأن طباعة طلبات الإجازات أو المغادرة المبكرة.

3) التوافق مع الهواتف المحمولة

بعض أدوات HRMS متوافقة مع الهواتف المحمولة، مما يسمح للموظفين والمديرين بتسجيل مواقعهم خارج المكتب باستخدام الهاتف المحمول. قد يشمل ذلك مقابلة العملاء، حضور المؤتمرات التجارية، العمل من المنزل، وغيرها.

في هذه الحالة، يأتي نظام HRMS مع تطبيق مخصص للهواتف المحمولة يعمل على نظامي iOS وAndroid.

4) الخدمة الذاتية للمديرين والموظفين

تقدم بعض أدوات HRMS ميزات الخدمة الذاتية. بالنسبة للمديرين، تساعدهم ميزة الخدمة الذاتية في أداء مهام مثل مراجعة طلبات التوظيف للوظائف الشاغرة، الموافقة على مطالبات النفقات، والوصول إلى معلومات الموظفين.

قد تشمل أيضًا إدخال معلومات تقييم الأداء التي تصبح متاحة لاحقًا للموظفين ليتمكنوا من رؤية أدائهم ومعرفة ما إذا كانوا مؤهلين للحصول على مكافآت.

5) ميزة الامتثال لقوانين العمل في نظام HRMS

من بين أدوار الموارد البشرية هو ضمان الامتثال لقوانين العمل لشركتك، سواء في السوق المحلي أو إذا كنت تعمل في الخارج أو توظف موظفين من الخارج.

تتضمن بعض أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) خيارات تساعد فرق الموارد البشرية في ضمان امتثال الشركات لقوانين وأنظمة العمل.

قد تشمل هذه الأنظمة تنظيم عدد ساعات العمل لبعض الموظفين، والتأكد من تلبية متطلبات التنوع، وغيرها من القوانين واللوائح المتعلقة بالعمل.

6) تقديرات الرواتب والتكاليف

ميزة أخرى مفيدة قد ترغب في البحث عنها في نظام HRMS هي التي تستخدم البيانات التاريخية لتزويدك بتقديرات التكاليف لمشاريع مختلفة. هذا يكون مفيدًا للشركات التي لديها موظفون بدوام جزئي، أو يعملون على أساس المشروع، أو موظفون مؤقتون، أو التي تدير مشاريع متعددة لعملائها.

يمكن أن تساعد ميزة تقدير التكاليف أيضًا فرق الموارد البشرية والمالية في تقدير التكاليف والموارد التي قد يحتاجونها للمشاريع المستقبلية.

هذه الميزة تدعم أنشطة تخطيط ميزانية الموارد البشرية لشركتك واستراتيجيتك العامة للتعويضات والمزايا.

ومع ذلك، فإن هذا النوع من ميزات HRMS متاح فقط في أنظمة إدارة الموارد البشرية المتقدمة، والتي قد تكون باهظة الثمن.

الخاتمة

كما ترى، هناك العديد من الفوائد لاستخدام برامج HRMS. احتياجات عملك هي التي ستحدد نوع البرنامج الذي قد تفكر في شرائه أو الاشتراك فيه.

ومع ذلك، ليس بإمكان جميع الشركات امتلاك فريق موارد بشرية داخلي لمراجعة واستخدام البيانات المستخرجة من نظام HRMS.

فالموارد البشرية مكلفة بعدة مهام، مثل دفع رواتب الموظفين، تقدير ميزانية الموارد البشرية لشركتك، تصميم هيكل الرواتب، إنشاء استراتيجية الموارد البشرية جنبًا إلى جنب مع سياسات الموارد البشرية، وغيرها من الاحتياجات.

إذا كنت بحاجة إلى المساعدة في واحدة أو أكثر من خدمات الموارد البشرية، تواصل مع فريق توظيف.