كيفية إدارة فرق متعددة: اتبع هذه النصائح الثمانية

إدارة فريق تأتي بمزاياها وتحدياتها. ولكن إدارة فرق متعددة هي أمر مختلف تمامًا، خاصة إذا كانت فرقك منتشرة في عدة مواقع.

تعتمد الإدارة الناجحة بشكل رئيسي على تتبع فرقك المختلفة وأعضائها دون التدخل في كل التفاصيل الصغيرة. قدرتك على التفويض بشكل فعال ومهارات إدارة الوقت تلعب دورًا كبيرًا في تحديد ما إذا كنت قائدًا ناجحًا أم لا.

تابع القراءة لتتعرف على كيفية إدارة فرق متعددة بشكل فعال، سواء كنتم جميعًا في موقع واحد أو منتشرين عبر الجغرافيا.

 تحديات إدارة فرق متعددة

يلعب المديرون دورًا كبيرًا في نجاح أو فشل فرقهم. الطريقة التي يدير بها المديرون فرقهم يمكن أن تكون السبب في أن يشعر الموظفون بالولاء للشركة أو يرغبون في الانتقال للبحث عن فرصة أخرى.

يساهم المديرون في الاحتفاظ بالموظفين، ورفع مستوى التفاعل، والولاء، والنمو المهني، وكذلك التطور الشخصي والمهني.

إليك بعض أبرز التحديات التي يواجهها المديرون:

1- القيادة مقابل التدخل التفصيلي: للأسف، العديد من المديرين الجدد يواجهون مشكلة في التدخل التفصيلي. في محاولة منهم للإدارة الجيدة، يقعون في فخ التدخل في كل صغيرة، مما يضر بالإنتاجية والمعنويات والأداء العام.
 

2-عدم القدرة على التفويض: من أكبر التحديات التي يواجهها المديرون هو تعلم كيفية تفويض المهام لأعضاء الفريق الآخرين. في كثير من الأحيان يكون المديرون محملين بالكثير من المهام، وعجزهم عن التفويض يؤدي إلى الإرهاق، مما يضر بأدائهم وقدرتهم على القيادة.
 

3-السعي نحو الكمال: القول الشهير لرئيس الوزراء البريطاني السابق ونستون تشرشل "الكمالية هي عدو التقدم" ينطبق على الإدارة. المديرون الذين يسعون نحو الكمال لا يتسببون فقط في صداع طويل الأمد، بل إنهم غير محتمل أن ينجزوا الأمور.

 بالإضافة إلى التحديات المذكورة في إدارة الفريق، فإن إدارة فرق متعددة تأتي مع مجموعة أخرى من العقبات، منها:

- ضعف إدارة الفرق البعيدة أو التي تعمل عن بعد.

مع توجه العديد من الشركات للعمل الهجين أو العمل عن بعد بالكامل، أصبحت الإشراف أصعب. من الأسهل إدارة وتتبع الفرق عندما تكون جميعها في نفس المكتب أو المبنى.

ولكن عندما لا يمكنك رؤية فريقك وجهًا لوجه، غالبًا ما ينتهي الأمر بالمديرين بمحاولة القيام بالكثير من الأشياء والتدخل التفصيلي مع فرقهم البعيدة. بدلاً من ذلك، عليهم تمكين فرقهم وتزويدهم بالأدوات اللازمة لأداء وظائفهم أينما كانوا.

- ضعف التواصل

واحدة من المشاكل التي تواجه إدارة فرق متعددة هي الحفاظ على كفاءة الاتصال الداخلي. على عكس الاجتماعات المكتبية التي يمكنك في بعض الأحيان عقدها بشكل غير رسمي، إدارة فرق متعددة لا تأتي مع هذه الرفاهية. تتضاعف هذه المشكلة عند إدارة فرق متعددة تعمل عن بعد أو في بيئة هجينة.

-تحديات الفروق الجغرافية والزمنية  

أحد أكبر التحديات في إدارة فرق متعددة، خاصة مع توسع شركتك إلى مناطق جغرافية جديدة، هو الموقع والفروق الزمنية. غالبًا ما يواجه المديرون صعوبة في تتبع الفرق التي تقع في مكاتب بعيدة أو في مناطق زمنية مختلفة. هذا أمر مفهوم، لكنه جزء من دور المدير أو المدير التنفيذي للإشراف على فرقهم المختلفة بغض النظر عن مكان وجودهم.

- انخفاض التعاون  

تنجح الفرق عندما تتعاون لإنجاز المهام والمشاريع. ومع ذلك، عندما يُطلب من المديرين إدارة فرق متعددة، قد يتضرر التعاون.

 المهارات المطلوبة لإدارة فرق متعددة

لنكن صريحين. ليس كل المديرين لديهم القدرة أو المهارات اللازمة لإدارة فرق متعددة. إدارة فرق متعددة، سواء كانت في نفس المبنى أو البلد، أو عبر الجغرافيا، ليست بالأمر السهل. تحتاج إلى مهارات ناعمة مثل القدرة على التكيف والمرونة.

لإدارة فرق متعددة بشكل فعال، يحتاج المديرون إلى:

- أن يكونوا متواصلين بشكل فعال.
- أن يكونوا قادة أو يتعلموا كيفية القيادة.
- تعلم كيفية ومتى التفويض.
- معرفة متى يكون المرونة مهمة ومتى يجب التشدد.
- الإلمام بوظائف ومتطلبات كل عضو من أعضاء الفريق.
- معرفة متى يؤثر موظف سلبًا على باقي الفريق.
- معرفة كيفية دعم أعضاء الفريق لزيادة الإنتاجية الفردية والجماعية.
- الوقوف إلى جانب فرقهم خلال المراجعات السنوية ونصف السنوية للأداء.
- اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
- أن يكونوا منفتحين على الأفكار ويعززوا التعاون.
- معرفة كيفية إشراك الموظفين والفرق سواء كانت فرقًا تعمل في الموقع أو عن بعد.

نصائح لإدارة فرق متعددة بشكل فعال

الآن، دعنا نلقي نظرة على كيفية إدارة المديرين والإشراف على فرق متعددة.

بعض النصائح التالية ستنطبق على الفرق التي تقع في نفس المدينة أو البلد، في حين أن البعض الآخر سيطبق على الفرق الداخلية والبعيدة أو التي تعمل عن بعد.

1) تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لكل فريق

كل فريق يحتاج إلى أن يكون لديه مؤشرات أداء رئيسية فريدة (KPIs). كمدير، تحتاج إلى توضيح لكل فريق ما هو متوقع منهم، وكيفية تلبية تلك التوقعات، وما سيحدث إذا لم يتم الوفاء بتلك التوقعات.

كمدير، عليك إظهار القوة ولكن تقديم المرونة عند الحاجة. من السهل تحديد مؤشرات الأداء التي تتضح فيما بعد أنها طموحة للغاية أو صعبة التنفيذ. وبالمثل، بالنسبة لبعض الأدوار، مثل المبيعات والتسويق، قد تكون النتائج موسمية. قد يتفوق فريقك في تحقيق أهدافه في بعض الأشهر، لكنه قد يقصر في شهور أخرى بسبب الركود الموسمي أو العطل الطويلة.

تحديد مؤشرات الأداء سيساعدك في تحديد الأنماط والموسمية وكيفية التصرف بناءً عليها.

من المهم أن توضح مؤشرات الأداء لكل عضو في الفريق بشكل فردي وأن تشرح شكل مؤشرات الأداء للفريق بأكمله. يجب عليك أيضًا الجلوس مع الموظفين الجدد لتوضيح شكل مؤشرات الأداء الخاصة بهم.

2)تحديد الأهداف لكل فريق

إلى جانب تحديد مؤشرات الأداء لكل عضو وفريق، يجب عليك أيضًا تحديد الأهداف أو النتائج المتوقعة لكل موظف.

تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) لكل فرد وفريق يساعد فرقك على تحديد أولويات المهام والتسليمات الخاصة بهم. يساعدهم ذلك على أن يصبحوا أكثر إنتاجية والتركيز على المشاريع ذات الإيرادات العالية أو المهمة بسهولة.

3) ضمان التواصل المستمر والملائم

كما ذكرنا، الاتصال هو أحد التحديات الرئيسية لإدارة فرق متعددة. اغتنم الفرصة لمراجعة أدوات الاتصال وإدارة المشاريع التي تدعم إدارة فرق متعددة.

إذا كانت فرقك بحاجة إلى التعاون، تأكد من أنك توفر لهم المساحة اللازمة لذلك.

على سبيل المثال، تستخدم العديد من الشركات والفرق "Slack" ليس فقط للاتصال الداخلي ولكن لعقد الاجتماعات السريعة، وإدارة المحادثات، ومشاركة الملفات، وغيرها.

4)امتلاك الذكاء العاطفي

الذكاء العاطفي هو القدرة على التحكم في وفهم مشاعرك ومشاعر الآخرين. المديرون والقادة الفعالون هم أولئك الذين يمتلكون مستوى عالٍ من الذكاء العاطفي.

الشخص الذي يتمتع بالذكاء العاطفي هو "شخص لديه إحساس قوي بالوعي الذاتي، والتعاطف، ومهارات اجتماعية أخرى [...] والذي يمكنه تحفيز الآخرين والتأثير عليهم."

5) امتلاك مهارات تنظيمية قوية

يتعين على المديرين إدارة ومراجعة الميزانيات. هذا أكثر من ذلك بالنسبة للمديرين الذين يديرون فرقًا متعددة.

يحتاجون إلى فهم وإدارة جداول المشاريع، ومتابعة العملاء (حسب الدور)، وتتبع التوظيف الداخلي، وغير ذلك.

بالتالي، يجب أن يمتلكوا مهارات تنظيمية قوية ومهارات إدارة الأشخاص.

6) معرفة متى تجتمع ومتى تتجنب الاجتماعات 

الاجتماعات أصبحت الظاهرة المزعجة الجديدة في الشركات. غالبًا ما يهدر المديرون والموظفون ساعات في المكالمات والاجتماعات وجهاً لوجه.

مع نمو شركتك وزيادة عبء العمل الخاص بك وإدارة فرق متعددة سواء في مبنى واحد أو عبر الجغرافيا، يجب أن تفكر في متى تجتمع ومتى تتجنب الاجتماعات.

المقولة القائلة بأنه إذا كان بإمكانك قول ما تريد في رسالة بريد إلكتروني بدلاً من عقد اجتماع هي نصيحة رائعة. إنها توفر الوقت والجهد والمال لجميع الأطراف المعنية.

هذا لا يعني أن جميع الاجتماعات غير مجدية. ولكن البعض منها كذلك.

المديرون يحبون إظهار أنهم مشغولون وأشخاص مهمون - وهو ما هم عليه - من خلال الانضمام إلى عدد لا نهاية له من الاجتماعات. إذا كان يمكن أن تكون رسالة بريد إلكتروني سريعة أو رسالة "Slack"، فافعل ذلك.

كمدير، من المهم أيضًا أن تعرف من الذي يجب دعوته إلى كل اجتماع. جعل فريق يجتمع فقط لمناقشة موقف أو متطلب لعضو واحد هو إهدار للوقت لبقية أعضاء الفريق.

7)إجراء اجتماعات منتظمة فردية

على الرغم من أن جميع الاجتماعات لا تحتاج إلى أن تكون وجهًا لوجه أو عبر Zoom، عندما تدير

فرقًا متعددة عبر عدة مواقع، من المهم الحفاظ على الاتصال من خلال الاجتماعات الفردية.

تم تصميم هذه الاجتماعات للحفاظ على إنتاجية أعضاء الفريق، ومناقشة مشاكلهم واهتماماتهم، والمشاريع الحالية وما إلى ذلك.

يمكن عقد هذه الاجتماعات أسبوعيًا أو شهريًا ولا ينبغي أن تستمر أكثر من 30 دقيقة إلى ساعة.

8) معرفة كيفية ومتى التفويض

تفويض المهام هو إحدى أهم المهارات التي يمكن أن يتعلمها أو يمتلكها المدير. كمدير، يجب أن تعرف ما الذي يمكن تفويضه ولمن.

التفويض يتطلب معرفة من هو أفضل شخص لأداء مهمة معينة. ومع ذلك، يتطلب أيضًا تزويد الموظفين بالمهارات أو الموارد اللازمة لتولي هذه المهام.

قد تكون مهمة بسيطة تفوضها إلى أحد المبتدئين في أحد فرقك أو مهمة تتطلب اتخاذ قرارات فورية يمكنك تفويضها إلى مدير تنفيذي كبير أو قائد فريق.

على سبيل المثال، إذا كنت مدير تسويق، يمكنك تفويض الموافقات السريعة على التصاميم إلى مدير وسائل التواصل الاجتماعي الخاص بك أو متخصص التسويق الرقمي الكبير. القيام بذلك لا يمكّنهم فقط، بل يبني أيضًا مهارات اتخاذ القرار لديهم والمهارات الناعمة الأخرى ويساعدهم على النمو.

وبالمثل، إذا كنت مديرًا للموارد البشرية، يجب عليك تفويض فحص السيرة الذاتية، والمقابلات الهاتفية الأولية، وغيرها من المهام في عملية التوظيف إلى أعضاء فريقك.

 قراءات إضافية:

- كيفية إنشاء برنامج مكافآت وتقدير الموظفين  
- كيف تستخدم الشركات الذكاء الاصطناعي في عملية التوظيف؟  
- كيف يمكن للتكنولوجيا زيادة الإنتاجية في مكان العمل؟  
- ما تحتاج لمعرفته حول برامج التدريب والتطوير للموظفين  
- مراجعة أداء الفريق: كيفية تقييم الفرق [دليل سريع]  
- كيفية إجراء تقييم أداء المبيعات [دليل]