كيفية تحسين إنتاجية فريقك: 11 نصيحة يجب اتباعها

إدارة فريقك والأنشطة اليومية للأعمال هي الطريقة للحفاظ على سير العمل. ولكن ماذا لو أصبح فريق أو أكثر من فرقك أقل إنتاجية؟

ستتأثر عملياتك اليومية. وأي عمليات أخرى أو احتياجات العمل التي تعتمد على هذا الفريق أو الموظفين الذين لا يكونون منتجين ستتأثر أيضًا.

في بيئة العمل السريعة والمزدحمة والمستمرة في يومنا هذا، يجب أن تأخذ في الاعتبار الصحة النفسية لموظفيك وفرقك، والتي تؤثر بشدة على الإنتاجية.

في هذه المقالة، سنعرّف ما تعنيه الإنتاجية، نستكشف طرقًا لتحسين إنتاجية الفريق، ونرى كيف يمكن للموارد البشرية أن تسهم في ذلك. سنسلط الضوء أيضًا على مختلف الأدوات التي قد تجدها مفيدة لزيادة إنتاجية الفريق.

ما معنى الإنتاجية؟

أولاً، لنحدد ما تعنيه "الإنتاجية" في مكان العمل.

الإنتاجية هي مقياس لكيفية إتمام الشخص، أو في هذه الحالة الموظف، لمهمة بكفاءة. لا تتعلق الإنتاجية فقط بإتمام المهام، بل تركز على كيفية إتمام المهام "بكفاءة."

تعرف SimpliLearn الإنتاجية بأنها "معدل إنتاج الشركة أو الدولة للسلع والخدمات (الناتج)، ويتم الحكم عليها عادةً بناءً على كمية المدخلات (العمالة، رأس المال، الطاقة، أو الموارد الأخرى) المستخدمة لتقديم تلك السلع والخدمات."

إكمال المهام بكثير من الأخطاء لا يعني أن هذا الشخص كان منتجًا. في الواقع، النتيجة ستتطلب المزيد من العمل لتصحيحها وتعديلها مقارنة بما إذا أخذ هذا الشخص وقتًا أطول لإنجاز العمل.

بمعنى آخر، الإنتاجية في مكان العمل تتعلق بكمية العمل التي يمكن لك ولفريقك إكمالها في فترة زمنية معينة.

تختلف الإنتاجية من فريق لآخر ومن دور لآخر.

على سبيل المثال، قد تعني الإنتاجية لموظف المبيعات أو شريك الشراكات عدد المكالمات الجديدة والمتابعة التي تم إجراؤها في يوم واحد.

أما لموظف التسويق، فقد تعني الإنتاجية عدد العملاء المحتملين الجدد الذين تم توليدهم من خلال الإعلانات.

لماذا تهم إنتاجية الفريق؟

الحفاظ على إنتاجية فريقك يعني أنك لن تزيد فقط من ناتجك أو منتجاتك، بل ستخلق أيضًا مصادر جديدة للدخل.

بالنسبة للموظفين، يمكن أن تعني الإنتاجية القدرة على إنهاء المزيد من العمل في وقت أقل والعودة إلى المنزل مبكرًا. أو قد تعني المزيد من الوقت الذي يمكنهم قضاؤه مع عائلاتهم.

إليك أسباب أخرى تجعل الفرق تحاول أن تكون منتجة في العمل:

• تحقيق التوازن بين الحياة العملية والشخصية
• الاستمتاع بوقت شخصي أو حر
• الاستفادة بشكل أكبر من الموارد المتاحة
• خفض تكاليف الإنتاج
• تقليل التكاليف العامة
• تقليل العمل الإضافي

• زيادة إيرادات وأرباح الشركة

   

كيف تحسن إنتاجية الفريق؟

لنلقِ نظرة على طرق لتحسين إنتاجية وأداء الفريق.

1. حدد معنى الإنتاجية لفريقك

الخطوة الأولى لتحسين إنتاجية فريقك هي تحديد ما تعنيه الإنتاجية لفريقك. كما ذكرنا، لكل فريق ولكل دور تعريف مختلف للإنتاجية.

بالنسبة لفريق المبيعات، قد تعني الإنتاجية المتابعة مع العملاء المحتملين لمعرفة سبب عدم تقدمهم في مسار المبيعات.

بالنسبة للموارد البشرية، قد تعني الإنتاجية البحث عن أفضل الحوافز لتقديمها في برنامج المكافآت والتقدير للموظفين.

2. حدد أهدافًا واضحة لفريقك

الخطوة التالية هي تحديد أهداف واضحة لفريقك بالكامل. إذا كان ذلك ممكنًا، يمكنك أيضًا تحديد أهداف فردية لكل عضو في الفريق.

يمكن أن تكون أهدافك أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. إذا كنت مسؤولًا عن وضع استراتيجية فريقك، فمن الأفضل وضع أهداف قصيرة وطويلة المدى، وتوضيح الفروقات بينها وكيفية تحقيقها.

3. قسّم المشاريع الكبيرة

سواء كنت فريقًا أو فردًا، لكي تكون منتجًا، تحتاج إلى تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر.

يسمح لك هذا بإنشاء خطة لنفسك أو لفريقك، وتحديد التسليمات، والبدء في تحديد المهام التي تم إنجازها.

4. حدد الأولويات

إلى جانب تحديد الأهداف، يجب عليك أيضًا تحديد الأولويات. لا يمكن أو يجب أن تكون كل شيء "عاجلًا."

صحيح أننا نعيش في بيئة عمل سريعة، ولكن إذا تم اعتبار كل شيء "عاجلًا"، ستكون النتيجة عكس الإنتاجية تمامًا. سيعاني الموظفون من الإرهاق، وستنخفض إنتاجية فريقك ومستوى الجودة. وقد تواجه أيضًا ارتفاعًا في معدل دوران الموظفين.

5. حدد المواعيد النهائية (إذا كان ذلك ممكنًا)

اعتمادًا على الأهداف التي حددتها والأدوار التي تديرها، يمكنك تحديد المواعيد النهائية أو تواريخ التسليم المؤقتة.

ومع ذلك، من المهم أن تكون مواعيدك النهائية واقعية، مع تجنب طريقة "نحتاج هذا بالأمس!".

6. قدم ملاحظات

لضمان بقاء فريقك منتجًا، تحتاج إلى تقديم ملاحظات حول أدائهم.

هل أكملوا المهام التي كلفتهم بها؟ هل كانت النتائج ذات جودة ممتازة، مقبولة، أم منخفضة؟ كيف يمكن لأعضاء فريقك الأداء بشكل أفضل؟ كيف يمكنك تحسين عملهم (إذا لزم الأمر)؟

7. شجع التعاون

كقائد فريق أو مدير، يجب عليك دائمًا تشجيع التعاون بين أعضاء فريقك. يمكنك أيضًا تشجيعهم على التعاون مع فرق أو أقسام أخرى، إذا كان ذلك ممكنًا.

8. خلق بيئة عمل إيجابية

كمدير، تقع على عاتقك مسؤولية خلق بيئة عمل إيجابية وتعاونية لفريقك أو فرقك. بيئة العمل الإيجابية تحسن من استبقاء الموظفين وتقليل تكاليف دوران العمل.

9. توفير الأدوات أو المعدات

غالبًا ما يكافح الفرق ليكونوا منتجين بسبب البيروقراطية ونقص الأدوات. سواء كنت مديرًا أو قائد فريق أو مسؤولًا عن الموارد البشرية، ساعد الفرق في شركتك من خلال البحث عن الأدوات أو المعدات التي يمكن أن تسرّع بعض المهام وتسمح للموظفين بالتركيز على المهام المهمة.

على سبيل المثال، إذا كانت المهام تتضمن الكثير من الأعمال الورقية، ابحث عن طرق لتسجيل المعلومات عبر الإنترنت بحيث يمكن لأعضاء الفريق التعاون عبر الإنترنت وتقليل الوقت الذي يقضونه في الأعمال الورقية.

مجموعة أدوات جوجل مثل "Sheets"، و"Docs"، و"PowerPoint" تساعد الفرق على التعاون معًا، مع حفظ كل شيء. وهي أيضًا مجانية.

10. قدم حوافز للموظفين

غالبًا ما يكون الموظفون أكثر إنتاجية عندما يتم تحفيزهم. يمكنك تحفيز فريقك من خلال تقديم مكافآت لهم، أو المزيد من الوقت الإضافي، أو السماح لهم بالمغادرة مبكرًا، أو تقديم شيء آخر.

إذا كانت شركتك تقدم برنامج مكافآت للموظفين، فتعاون مع فريق الموارد البشرية حول إيجاد طرق لتحفيز الموظفين من خلال البرنامج.

11. فكر في الجداول الزمنية المرنة

قد لا يكون هذا ممكنًا لجميع الفرق والأدوار. ومع ذلك، إذا كان بإمكانك توفير جداول زمنية مرنة لأعضاء الفريق، فمن المرجح أن يكونوا أكثر إنتاجية لأنهم لا يقلقون بشأن الالتزام بجدول عمل من 9 إلى 5.

ومع ذلك، من المهم التأكد من أن أعضاء فريقك لا يعانون من الإرهاق بسبب الجداول المرنة. غالبًا ما تقدم الشركات جداول زمنية مرنة فقط لجعل الموظفين يعملون في ساعات غير عادية من اليوم - والليل.

أدوات تحسين إنتاجية الفريق التي يجب مراعاتها

إلى جانب النصائح المذكورة أعلاه، إليك بعض أدوات تحسين إنتاجية الفريق التي يمكن أن تساعدك أنت وفريقك.

1. برامج إدارة المشاريع

إحدى الأدوات البرمجية الأكثر استخدامًا لتحسين إنتاجية الفريق هي برامج إدارة المشاريع. تساعد هذه الأدوات الموظفين والفرق على تقسيم مشاريعهم إلى مهام أصغر يمكن تحقيقها لتحسين الإنتاجية.

تشمل أدوات إدارة المشاريع الشهيرة: Asana، ClickUp، Notion، Trello، Nifty، Todoist، Monday.com وغيرها.

تختلف هذه الأدوات في الطريقة التي يمكن أن تدير بها الفرق مشاريعها.

على سبيل المثال، تعتمد أدوات مثل Asana وTrello وNifty على إنشاء مهام وتوزيعها على أعضاء الفريق. بينما تميل الفرق التقنية غالبًا إلى استخدام Notion بسبب العديد من لوحات المعلومات التي يحتوي عليها.

2. أدوات التشغيل الآلي للتسويق

بالنسبة لفرق التسويق، هناك العديد من أدوات أتمتة التسويق للاختيار منها. هناك عدة أنواع من أتمتة التسويق وبالتالي أدوات مختلفة.

تشمل هذه الأدوات:

• برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني مثل HubSpot وMailchimp وGetResponse وغيرها.
• أدوات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي مثل Buffer وHubSpot وSprout Social وEmplifi (المعروفة سابقًا باسم Social Bakers) وغيرها.
• برامج ولاء العملاء مثل Gameball وComo وSmile.io وغيرها.

• أدوات أتمتة التسويق عبر الرسائل النصية مثل Converted.in وserVme (للمأكولات والمشروبات فقط) وSimpleTexting وTextMagic وغيرها.

   

3. برامج تتبع الوقت

رغم أن عددًا قليلاً من الموظفين قد يفضلون برامج تتبع الوقت، إلا أنها يمكن أن تكون أداة إنتاجية لبعض الفرق والمهام.

تستخدم الشركات أدوات تتبع الوقت لمراقبة الموظفين والمهام التي يقومون بها لقياس إنتاجيتهم.

ومع ذلك، من المهم تحديد ما تعنيه الإنتاجية باستخدام هذه الأدوات.

هل يتعلق الأمر ببساطة بمراقبة ما إذا كان الموظف قد أكمل 8 ساعات من العمل؟ أم يتضمن النظر في عدد المنتجات التي تم تسليمها يوميًا مقارنة بمتوسط محدد مسبقًا؟

تستخدم العديد من الشركات أدوات تتبع الوقت للموظفين الذين يعملون من المنزل.

تشمل شركات برامج تتبع الوقت: Time Doctor وTimeular وغيرها.

4. برامج إنشاء المحتوى

تظهر العديد من أنواع برامج إنشاء المحتوى تقريبًا كل يوم. دعونا لا ننسى Chat-GPT، رغم أنه أداة محادثة وليس كاتبًا.

تشمل برامج إنشاء المحتوى: SEMRush وCopy.ai وJasper وغيرها. هناك أدوات جديدة لإنشاء المحتوى بالذكاء الاصطناعي تظهر كل يوم تقريبًا.

لدى Google Docs أيضًا ذكاء اصطناعي خاص به يسمح لك بإنشاء مسودة يمكن تعديلها لاحقًا.

5. برامج تحرير المحتوى

إلى جانب برامج إنشاء المحتوى، تساعد برامج تحرير المحتوى في مراجعة القواعد اللغوية والحفاظ على نغمة الصوت وغيرها من الفوائد.

في الآونة الأخيرة، أضافت العديد من أدوات تحرير المحتوى ميزات لإنشاء المحتوى.

أدوات تحرير المحتوى الأكثر شيوعًا هي Grammarly وProWritingAid، ولكن هناك أدوات أخرى.

6. برامج إدارة الفريق

إلى جانب إدارة المشاريع، قد تحتاج إلى برامج إدارة الفريق مثل Slack.

على سبيل المثال، يعد Slack منصة رسائل وأداة تعاون للفريق. يدمج Slack مع العديد من الأدوات مثل Canva، مما يسمح للفرق بالتعاون وزيادة الإنتاجية.

7. برامج الموارد البشرية

بسبب اختلاف أدوار الموارد البشرية، هناك أنواع وفئات مختلفة من برامج الموارد البشرية. إحدى الأدوات الشهيرة هي نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، الذي يعرض الحضور، الملفات الشخصية للموظفين، حالات الإجازة، والمزيد.

لا يقوم HRMS فقط بتسجيل حضور الموظفين، بل يوفر أيضًا الوقت لمتخصصي الموارد البشرية والرواتب عند إدارة الرواتب في نهاية كل شهر.

يقدم Monday.com أداة موارد بشرية تسمى Monday.com HR. وتشمل أدوات إنتاجية الموارد البشرية الأخرى Paycor للخدمات الرواتب، وRippling لأتمتة سير العمل، وZenefits لإدارة المستقلين وغيرها. (المصدر: Forbes Advisor)

كيف يمكن للموارد البشرية المساعدة في تحسين إنتاجية الفريق

سواء كنت قائد فريق أو مديرًا، يمكنك العمل على تحسين إنتاجية فريقك. علاوة على ذلك، يمكنك اللجوء إلى قسم الموارد البشرية للحصول على المساعدة والإرشاد.

في بعض الأحيان، لا يكون الموظفون، بما في ذلك المديرين، على دراية بالمزايا المتاحة في الشركة التي يمكن أن تساعد الموظفين في الحفاظ على إنتاجيتهم.

التوجه إلى الموارد البشرية بمشكلات الإنتاجية والتحديات يمنحهم فكرة عن المشاكل داخل الفرق المختلفة.

يعملون على حل تلك المشاكل من خلال تزويدك بالأدوات المتاحة في الشركة أو التوصية بأدوات بديلة.

يمكن للموارد البشرية أيضًا التحدث إلى الإدارة العليا نيابةً عنك حول أهمية تحسين إنتاجية الفرق والموظفين والشركة وكيف يترجم ذلك إلى المزيد من الإيرادات والدخل.

الخاتمة

فهم ما يعيق فريقك وما يدفعه إلى الأمام أمر أساسي في خلق بيئة تعزز التعاون وتساعد الفرق والموظفين على أن يكونوا منتجين.

لهذا السبب نؤكد باستمرار على أهمية تحديد ما تعنيه الإنتاجية لك ولفريقك.

وذلك لأنك تريد زيادة إنتاجية فريقك دون التضحية بجودة الخدمة التي تقدمها.

وإلا، فإن زيادة الإنتاج مع خسارة الجودة تعني أن العملاء سيتركون عملك ويتوجهون إلى منافسيك.

مزيد من القراءة:

• 6 أخطاء توظيفية يرتكبها أصحاب العمل
• 9 مقاييس لقياس تفاعل الموظفين لتحسين ثقافة العمل
• الدليل الكامل لأنواع تقييمات الموظفين المختلفة
• كيفية إنشاء سياسة التعويضات والمزايا؟ 5 مؤشرات أداء رئيسية للقياس
• كيفية إنشاء استراتيجية شاملة لتعويضات ومزايا المرأة
• كل ما تحتاج إلى معرفته حول مؤشرات الأداء الرئيسية لتدريب وتطوير الموظفين