كيف تزيد التكنولوجيا من الإنتاجية في مكان العمل؟

تلعب التكنولوجيا دورًا في حياتنا اليومية، سواء كنا في العمل أو في المنزل أو نقوم بإنجاز المهام اليومية أو أي شيء آخر. في العمل وفي وظائفنا، نعتمد على التكنولوجيا، والآن على الذكاء الاصطناعي (AI) لإنجاز المهام.

أحد أهم الأسباب التي تجعل الشركات والفرق تستخدم التكنولوجيا في مكان العمل هو زيادة الإنتاجية.

لكن كيف يتم استخدام الذكاء الاصطناعي في الأعمال؟ كيف يؤثر على الوظائف؟ وكيف تزيد التكنولوجيا من الإنتاجية في مكان العمل بالضبط؟ تابع القراءة لتكتشف المزيد.

كيف أثّر الذكاء الاصطناعي على الوظائف؟

ليس من المفاجئ أن الذكاء الاصطناعي والتكنولوجيا قد جعلا حياتنا أسهل بطرق عديدة، بما في ذلك وظائفنا. في السنوات الأخيرة، خاصة منذ جائحة كورونا، زاد اعتمادنا على التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي بشكل كبير.

تعتمد الشركات اليوم على التكنولوجيا السحابية بدلاً من الورق ووحدات التخزين المادية. تستخدم الشركات حول العالم برامج مؤتمرات الفيديو بشكل شبه يومي.

ولكن كما هو الحال مع أي شيء جديد، هناك من يؤيد التكنولوجيا الناشئة وهناك من يعارضها. هناك من يتأثر مباشرة بالذكاء الاصطناعي وهناك من لا يتأثر به.

ثم هناك من ستصبح وظائفهم غير ضرورية، حيث سيحل الذكاء الاصطناعي محلهم، وهناك من ستتحسن وظائفهم بفضل التكنولوجيا الجديدة.

بعبارة أخرى، يؤثر الذكاء الاصطناعي والتكنولوجيا على الوظائف بطرق متنوعة. سيحل الذكاء الاصطناعي محل بعض الوظائف، بينما ستتحسن وظائف أخرى بفضل التقنيات الجديدة، وستظهر وظائف جديدة.

لكن النقطة الأهم هي "كيف" يستخدم الناس والموظفون الذكاء الاصطناعي في مكان العمل. هل سيستخدمونه بشكل صحيح؟ أم سيتم إساءة استخدامه؟

في هذه المقالة، سنركز على كيفية زيادة التكنولوجيا للإنتاجية في مكان العمل.

كيف تزيد التكنولوجيا من الإنتاجية في مكان العمل؟

الآن، دعنا نلقي نظرة على فوائد استخدام التكنولوجيا في العمل وكيف يمكن أن تزيد من الإنتاجية.

من الجدير بالذكر أن زيادة الإنتاجية تعني تحسين العمليات المختلفة. ستختلف هذه العمليات من فريق إلى آخر ومن دور إلى آخر.

إليك عدة طرق يمكن للتكنولوجيا والأدوات عبر الإنترنت من خلالها تحسين الإنتاجية في فريقك وشركتك:

1) تحسين التواصل

العمل كجزء من فريق أو مجموعة يمكن أن يؤدي إلى العديد من المهام والطلبات والمواعيد النهائية، مما يؤدي إلى الارتباك وسوء التواصل.

ينتهي الأمر بقائد الفريق أو المدير أو المسؤول بقضاء المزيد من الوقت في تنسيق المهام بدلاً من إكمالها ومراجعة النتائج.

لهذا السبب، أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الشركات والفرق تستخدم الأدوات التكنولوجية هو تحسين التواصل. العديد من الفرق اليوم تعتمد على أدوات مثل Slack وAsana وTrello وClickUp وNifty لإنشاء المهام وإدارتها وتوزيعها.

باستخدام هذه الأدوات، يمكن للفرق معرفة متى تكون المهمة أو المشروع قيد التنفيذ، ومن يعمل عليها، ومتى يحين موعد تسليمها، وما إلى ذلك. بعض هذه الأدوات يمكنها أيضًا إرسال تذكيرات بالمواعيد النهائية القادمة.

2) تحسين إدارة الوقت

من خلال تحسين التواصل، تساعد التكنولوجيا الفرق والموظفين على إدارة وقتهم بشكل أفضل، مما يعني أنهم يمكنهم إنجاز المزيد خلال ساعات العمل.

يساعد هذا الشركات على تقليل العمل الإضافي وتقليل الإرهاق بين الموظفين.

3) المساعدة في أتمتة سير العمل

أحد الفوائد الكبيرة لاستخدام الأدوات البرمجية هو أتمتة سير العمل. يمكن أن تكون هذه أي نوع من سير العمل الداخلي، مثل الأعمال التجارية أو إدارة المشاريع أو التسويق أو العمليات أو المبيعات أو غيرها.

يمكن للتكنولوجيا تحويل العمليات اليدوية المملة التي تعتمد على الورق والقلم إلى عمليات سريعة وآلية وسلسة. ناهيك عن أن جميع البيانات تسجل في النظام ليطلع عليها الموظفون المعينون.

4) زيادة التركيز والانتباه

تحسين إدارة الوقت والتواصل وأتمتة المهام اليدوية يعني أن الموظفين والمديرين يمكنهم توفير الوقت للتركيز على العمليات الأساسية. وهذا بدوره يجعلهم أكثر إنتاجية.

5) المساعدة في العصف الذهني

إحدى أفضل الطرق لاستخدام الذكاء الاصطناعي والتكنولوجيا في العمل هي المساعدة في توليد الأفكار وإلهام الإبداع. غالبًا ما يستخدم المسوقون والمسوقون بالمحتوى أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT للعصف الذهني للأفكار والمواضيع.

يمكن لفريق التسويق والمبيعات أيضًا استخدام التكنولوجيا مثل أدوات التصور وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وغيرها.

6) زيادة التعاون

يمكن للموظفين الاستفادة من برامج التعاون، مثل Notion وClickUp وAsana وغيرها، لزيادة التعاون وبالتالي تحسين الإنتاجية.

مع التعاون والعمليات السلسة، يكون للموظفين فرصة أفضل لإكمال عملهم بشكل أسرع أو أكثر كفاءة أو كليهما.

7) المساعدة في تخزين البيانات

من الفوائد الكبيرة لاستخدام التكنولوجيا والأدوات البرمجية أنها تخزن البيانات عبر الإنترنت. يمكنك منح الوصول إلى هذه المعلومات لفريقك بالكامل أو لأعضاء معينين في الفريق.

اعتمادًا على الأداة البرمجية التي تستخدمها، ستختلف البيانات المخزنة. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم برنامج إدارة الموارد البشرية، يمكنك مراجعة تفاصيل تسجيل دخول وخروج الموظفين، وعدد أيام الإجازات أو الإجازات المرضية التي تم أخذها،... إلخ.

بالمثل، يمكنك استخدام نظام إدارة الزوار لتسهيل تسجيل الزوار على موظفي الاستقبال، وإنشاء ملفات تعريف،... إلخ. لا تقوم الأداة البرمجية فقط برقمنة وتسريع عملهم، ولكنها تخلق أيضًا سجلات للشركة لرؤية من يأتي ويذهب... إلخ.

8) تجربة تعلم مستمرة

لكي ينمو الموظفون، يحتاجون إلى خطة تطوير ذاتي. في الوقت نفسه، تحتاج الشركات إلى الاستثمار في تعلم وتدريب ونمو موظفيها.

التكنولوجيا هي وسيلة لتحقيق احتياجات التعلم المختلفة. من الدورات التدريبية عبر الإنترنت إلى المعسكرات التدريبية ومنصات التعلم عبر الإنترنت.

قد تستثمر شركتك في منصة تعليمية وتمنح الموظفين حق الوصول إليها. يمكن لفريق الموارد البشرية تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية للتدريب والتطوير لرؤية ما إذا كان الموظفون يقومون بتطوير مهاراتهم وكيفية أدائهم.

ماذا يحتاج الموظفون إلى معرفته عن استخدام التكنولوجيا؟

قبل القفز إلى أقرب أداة إنتاجية أو تعاون، هناك بعض المخاطر التي يجب أن تكون على دراية بها وتجنبها.

عند استخدام التكنولوجيا لزيادة الإنتاجية، تحتاج إلى وجود عملية محددة. هذا يعني أنه يجب أن تعرف ما تريد القيام به وما يمكن للأداة فعله لك.

بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تستخدم أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT، كن حذرًا وواضحًا جدًا بشأن كيفية "يجب" استخدامها. وكيف تستخدمها حقًا.

على سبيل المثال، قد يطلب المجند من ChatGPT أن يخبره أي سيرة ذاتية يعتقد أنها الأفضل، ولكن لم يتم تصميم ChatGPT لهذا الغرض. تم تصميمه لإنشاء محادثة.

مثال آخر هو الكتاب الذين يطلبون من ChatGPT كتابة مقالة لهم. مرة أخرى، لم يتم تصميم البرنامج لأداء هذا الدور. ومع ذلك، يقترح العديد من المسوقين والمحترفين استخدام ChatGPT كأداة للعصف الذهني. يمكنك أن تطلب منه أفكارًا أو إلهامًا بدلاً من المحتوى الفعلي.

خاتمة

بغض النظر عن حجم شركتك، من الأفضل متابعة آخر الاتجاهات التكنولوجية. خاصة تلك المتعلقة بأعمالك وصناعتك.

لأنه لا شك أن الفرق والموظفين في جميع الصناعات يمكنهم الاستفادة من التكنولوجيا، سواء من حيث الإنتاجية أو تحسين الاتصالات أو الإبداع. أو شيء آخر.

انتظارك لعاصفة التكنولوجيا الناشئة هو أفضل طريقة لتخلفك في المهارات الشخصية والمهنية. ناهيك عن تطوير شركتك ودورك.

لذلك، راقب الاتجاهات والأدوات التكنولوجية الجديدة. استكشف وجرب الأدوات ولكن تأكد من استخدامها بشكل صحيح. أي وفقًا لما تم تصميمها من أجله.

قراءة إضافية:

• ما هي التحديات الأكثر شيوعًا في إدارة الموارد البشرية؟
• ما هي الحقيقة وراء هذه 7 أساطير ومفاهيم خاطئة حول الموارد البشرية؟
• ما هي استراتيجية تطوير الأعمال؟ إليك كيفية إنشاء واحدة.
• 9 مؤشرات لقياس مشاركة الموظفين لتعزيز ثقافة عمل أفضل.
• 11 مؤشر أداء رئيسي (KPI) لقياس أداء الأعمال بشكل أفضل.