استشارات الموارد البشرية
Hend Ezzat
November 15, 2023هل ما زالت الشركات بحاجة إلى إنشاء سياسات الموارد البشرية لموظفيها؟ هل هذا ضروري حقًا؟
الإجابة على كلا السؤالين هي نعم بالتأكيد!
تعد سياسات الموارد البشرية ضرورية للأعمال التجارية. لكنها بحاجة إلى أن تكون مرنة. تحتاج الشركات إلى تحديث قائمة سياسات وإجراءات الموارد البشرية بانتظام لتلبية احتياجات الشركة والتغيرات في السوق.
إذًا، كيف تقوم بإنشاء سياسات الموارد البشرية لموظفي شركتك؟
تابع القراءة لمعرفة المزيد.
سياسات الموارد البشرية للموظفين: ما هي وما ليست كذلك
سياسات الموارد البشرية هي إرشادات مصممة لتحديد ما يمكن أن يتوقعه الموظفون من الشركة وما يمكن أن تتوقعه الشركة من موظفيها.
تضمن سياسات وقواعد ولوائح الموارد البشرية في شركتك أن يجد الموظفون والمديرون طرقًا لحل النزاعات. كما تشمل متى يتم اتخاذ إجراءات تأديبية مثل تعليق موظف أو فصله أو حتى الإبلاغ عنه للشرطة.
ليست سياسات الموارد البشرية حدثًا يحدث مرة واحدة يجب على الشركة القيام به عندما تبدأ عملياتها ثم تنساه. علاوة على ذلك، ستختلف سياسات الموارد البشرية لكل شركة بناءً على موقعها واحتياجاتها ولوائح العمل وغيرها.
يجب على كل شركة مراجعة وتحديث سياسات الموارد البشرية الخاصة بها بانتظام. هذا لا يضمن فقط أن السياسات ليست قديمة، ولكنه يضمن أيضًا تلبية احتياجات العمل الحالية.
يجب أن يحصل موظفوك الجدد على نسخة من دليل الموظفين الخاص بك أو سياسات الموارد البشرية. علاوة على ذلك، كلما قمت بتحديث سياسات الموارد البشرية، يجب أن ترسل نسخة إلى الموظفين الحاليين والجدد.
كيفية إنشاء سياسات وقواعد ولوائح الموارد البشرية الخاصة بك
كل شركة مختلفة. لذلك، الذهاب عبر الإنترنت والحصول على أول نتيجة لـ 'دليل سياسات الموارد البشرية' ليس فكرة جيدة. بالتأكيد، بعض السياسات ستتناسب معك، ولكن من المحتمل أن ينتهي بك الأمر بدليل طويل لا يتناسب مع شركتك أو موظفيك أو البلد الذي تعمل فيه.
في الأقسام التالية، سنوضح لك كيفية إنشاء قائمة سياسات وإجراءات الموارد البشرية للموظفين وكيفية تكييفها مع احتياجات عملك.
لإنشاء سياسات الموارد البشرية لموظفيك، يجب أن تسأل نفسك الأسئلة التالية أولاً:
- ما هو نوع العمل الذي تقوم به الشركة؟ (هل هي وكالة تسويق؟ هل هي شركة إنشاءات؟...إلخ.)
- ما هي أنواع الموظفين المختلفة التي توظفهم شركتي؟ على سبيل المثال، قد توظف شركتك ذوي الياقات البيضاء وذوي الياقات الزرقاء، أو قد توظف عمالًا في مصنع. من المهم أخذ كلا النوعين في الاعتبار.
- ما هي أنواع النزاعات المختلفة التي قد تحدث؟ وكيف يمكن للشركة حلها؟
- ما هي الأدوار المختلفة التي توظفها شركتي؟ (أدوار التسويق، أدوار الموارد البشرية، أدوار المبيعات، الموظفين الجدد، كبار الموظفين، المدراء، التنفيذيين...إلخ.)
- في أي بلد (أو بلدان) تعمل شركتي؟
- في أي صناعة (أو صناعات) تعمل شركتي؟
- ما هي أنواع التوظيف التي تقدمها الشركة؟ أو ما هي أنواع العقود التي تقدمها شركتي؟ (وظائف بدوام كامل، وظائف بدوام جزئي، العاملين المستقلين، الموظفين بموجب عقود، الموظفين بناءً على المشاريع...إلخ.)
- هل جميع الموظفين يعملون في المكتب؟ أم أن بيئة العمل مختلطة؟ أم أن الجميع يعملون من المنزل؟
- ما هي أنواع الإجازات التي تقدمها الشركة للموظفين؟ قم بإعداد قائمة بأنواع الإجازات المختلفة.
ما هو الشكل الذي يبدو عليه بيئة العمل الصحية في شركتك؟ وكيف يمكن أن تساعد سياسات الموارد البشرية في خلق مثل هذه البيئة؟
سياسات الموارد البشرية الإضافية التي يجب مراعاتها للموظفين
- سياسة الحضور والغياب للموظفين
- فرص النمو في شركتك
- برامج الشركة مثل التدريب، التأهيل...إلخ.
- التواصل مع مهمة الشركة، رؤيتها، قيمها، وأهدافها
لإنشاء سياسة الموارد البشرية للموظفين، يجب أن تكون على دراية بأنواع الموظفين المختلفة التي توظفهم، أدوارهم، درجات رواتبهم، احتياجات عملهم...إلخ.
يجب أيضًا أن تكون على دراية بمكان عمل موظفيك، تسلسلهم الهرمي، من يرفع تقاريره لمن، وهكذا. كما ينبغي أن تأخذ في الاعتبار هيكل الرواتب الخاص بشركتك.
هذا يساعدك في إنشاء وتحديث السياسات.
من المهم أن لا يصبح دليل الموظفين الخاص بك قديمًا. وإلا، فإن كل جهودك ستذهب سدى. علاوة على ذلك، فإن دليل الموظفين القديم يعني أنه عندما تنشأ مشاكل، لن يكون هناك مرجع مناسب للمديرين أو الموارد البشرية لحلها.
السياسات الأساسية للموارد البشرية للموظفين
يجب أن يتضمن كل دليل سياسات الموارد البشرية أو دليل الموظفين السياسات واللوائح التالية:
قواعد الزي
تنطبق هذه السياسة على الموظفين الذين يعملون في المكتب أو عند مقابلة العملاء خارج المكتب (إذا كان ذلك مناسبًا). قم بتحديد ما تعنيه بعبارة 'كاجوال' و'كاجوال ذكي'. إذا كانت هناك عناصر معينة غير مقبولة، فقم بتدوينها في سياسة الزي الخاصة بك.
سياسة النزاعات والخلافات
من بين أهم سياسات الموارد البشرية للموظفين هي تلك المتعلقة بالنزاعات والخلافات. يجب أن توضح سياسات النزاعات ترتيب التسلسل الهرمي، المسؤوليات، والعواقب المترتبة على الأشخاص المخطئين.
سياسة التحرش
إحدى أهم سياسات الموارد البشرية في مكان العمل هي سياسة التحرش. يجب عليك ليس فقط توضيح ما يعتبر تحرشًا، ولكن أيضًا أخذ أنواع التحرش المختلفة في الاعتبار.
يجب تحديث سياسة التحرش بانتظام وتوضيح كيف سيتم معاقبة المتحرشين على أفعالهم.
الفشل في القيام بذلك يؤدي إلى:
-بيئة عمل طاردة
-سمعة سيئة لشركتك في السوق
-عزوف المرشحين عن التقدم للوظائف
-معدل دوران عالٍ للموظفين
. سياسة الإجازات والغياب
تعد سياسة الإجازات والغياب واحدة من أولى السياسات التي يراجعها الموظفون في دليل الموظفين أو دليل الموارد البشرية.
يجب أن تغطي سياسة الإجازات ما يلي:
الإجازة المرضية وشروط التقديم لها، المدة، والأجر
إجازة الوالدين (رعاية الآباء المرضى)
إجازة الأمومة
إجازة الحداد (عند وفاة أحد أفراد الأسرة من الدرجة الأولى أو الثانية)
الإجازة السنوية
وأي نوع آخر من الإجازات التي تقدمها شركتك مثل إجازة الصحة العقلية، إجازة الأبوة، وغيرها.
ستكون سياسة الإجازات والغياب مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بسياسات الحضور والانضباط.
سياسة الحضور والانضباط
يجب أن توضح كيف يعمل الحضور في سياسات الموارد البشرية الخاصة بالموظفين. يجب أن توضح هذه السياسة أنواع الحضور المختلفة وكيفية تطبيقها على الموظفين والفرق في مؤسستك.
على سبيل المثال، من الشائع أن لا تفرض الشركات متطلبات صارمة على الحضور بالنسبة لفريق المبيعات، لأنهم عادة ما يلتقون بالعملاء في مكاتبهم أو خارج أماكن الشركة.
وبالمثل، يجب توضيح ما يحدث إذا تأخر الموظفون في الوصول أو اضطروا لمغادرة المكتب مبكرًا.
إذا كانت شركتك تعمل بالكامل عن بُعد أو تضم فرقًا تعمل عن بُعد، فستحتاج إلى شرح ما يعنيه الحضور والانضباط لهم. وبالمثل، إذا كانت فرقك وموظفوك مقيدين بنظام الورديات، فيجب توضيح كيفية عمل الورديات بالنسبة لهم. كل هذا لضمان حصول الموظفين على رواتبهم كاملة في نهاية الشهر دون أي استقطاعات.
يجب أن تغطي سياسة الحضور أيضًا ساعات العمل المرنة (إذا كانت تنطبق) وموقع العمل.
سياسة الإجازات والغياب
تعد سياسة الإجازات والغياب واحدة من أولى السياسات التي يراجعها الموظفون في دليل الموظفين أو دليل الموارد البشرية.
يجب أن تغطي سياسة الإجازات:
- الإجازات المرضية وشروط التقديم لها، ومدة الإجازة، والأجر
- إجازة الوالدين (رعاية الآباء المرضى)
- إجازة الأمومة
- إجازة الحداد (عند وفاة أحد أفراد الأسرة من الدرجة الأولى أو الثانية)
- الإجازة السنوية
يجب أيضًا تضمين أي نوع آخر من الإجازات التي تقدمها شركتك مثل إجازات الصحة العقلية، إجازة الأبوة، وغيرها.
ستكون سياسة الإجازات والغياب مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بسياسات الحضور والانضباط.
سياسة الحضور والانضباط
يجب أن توضح كيف يعمل الحضور في سياسات الموارد البشرية الخاصة بالموظفين. يجب أن توضح هذه السياسة أنواع الحضور المختلفة وكيفية تطبيقها على الموظفين والفرق في مؤسستك.
على سبيل المثال، من الشائع أن لا تفرض الشركات متطلبات صارمة على الحضور بالنسبة لفريق المبيعات، لأنهم عادة ما يلتقون بالعملاء في مكاتبهم أو خارج أماكن الشركة.
وبالمثل، يجب توضيح ما يحدث إذا تأخر الموظفون في الوصول أو اضطروا لمغادرة المكتب مبكرًا.
إذا كانت شركتك تعمل بالكامل عن بُعد أو تضم فرقًا تعمل عن بُعد، فستحتاج إلى شرح ما يعنيه الحضور والانضباط لهم. وبالمثل، إذا كانت فرقك وموظفوك مقيدين بنظام الورديات، فيجب توضيح كيفية عمل الورديات بالنسبة لهم. كل هذا لضمان حصول الموظفين على رواتبهم كاملة في نهاية الشهر دون أي استقطاعات.
يجب أن تغطي سياسة الحضور أيضًا ساعات العمل المرنة (إذا كانت تنطبق) وموقع العمل.
سياسة سوء سلوك الموظف
قبل أن تنشئ سياسة سوء سلوك الموظفين الخاصة بك، عليك أولاً تحديد ما يعنيه سوء السلوك في مؤسستك.
يشمل سوء سلوك الموظف الاحتيال، السرقة، انتهاك السياسات، التحرش بالموظفين الآخرين، تلف ممتلكات الشركة أو البضائع، وغيرها.
يجب أن تشرح سياسات الموارد البشرية المتعلقة بسوء سلوك الموظف ما هي المخالفة وما هي النتيجة.
هل سيتم فصل الموظف؟ تقديم شكوى للشرطة؟ شيء آخر؟
سياسات السفر والتعويضات
هذا النوع من السياسات قد لا يكون قابلاً للتطبيق على جميع الأدوار أو حتى جميع الشركات. ومع ذلك، من المهم توضيح ما يحدث عندما تطلب الشركة من الموظفين السفر للعمل، سواء داخل البلاد أو خارجها.
اشرح ما يحق للموظف الحصول عليه كتعويض، وكيف سيحصل عليه، وإذا كان بحاجة إلى الاحتفاظ بالإيصالات.
يمكنك إدارة نفقات السفر وتقليل الاحتيال بين الموظفين باستخدام برامج إدارة المصاريف.
سياسات تدريب الموظفين
إذا كانت شركتك تقدم فرص التدريب والتطوير، فيجب أن تكون هناك سياسات توضح مسؤوليات الموظفين والمؤسسة.
ستختلف أنواع التدريب التي تقدمها للموظفين بناءً على الفريق ونوع التدريب. لضمان نجاح برنامج التدريب والتطوير، قم بإنشاء مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لكل تدريب تقدمه أو تشتريه.
سياسات الصحة والسلامة المهنية
جزء من دورك كمسؤول موارد بشرية هو إنشاء سياسات الصحة والسلامة المهنية.
يجب أن تغطي هذه السياسات مقرك الرئيسي وأي مواقع تجارية أخرى تملكها أو تديرها مؤسستك. يمكن أن تشمل المواقع الأخرى المكاتب الثانوية، المصانع، مواقع البناء، المناطق الزراعية...إلخ.
يجب أن يكون لكل موقع سياسات الصحة والسلامة الخاصة به. يجب وضع هذه السياسات في أماكن مرئية مثل مداخل المباني. يجب على الموارد البشرية والإدارة التأكيد على أهمية اتباع سياسات وبروتوكولات الصحة والسلامة.
يجب أن تشمل تدريبات الحريق أو المخاطر (في المصانع) كجزء من سياسة الصحة والسلامة.
سياسات التوظيف
من الضروري تسليط الضوء على سياسات التوظيف الخاصة بمؤسستك في دليل الموظفين. فهي تشرح قيم مؤسستك والقيم التي تسعى إلى تحقيقها في الموظفين الجدد.
تشمل سياسات التوظيف كل شيء من فترات الإخطار إلى عروض العمل، التنوع والشمول، تأهيل الموظفين، والمزيد.
سياسة بيئة العمل الصحية
كل شركة تسعى إلى إنشاء بيئة عمل صحية لا تجذب فقط المرشحين، ولكن أيضًا تضمن أن الموظفين يحافظون على توازن بين العمل والحياة الشخصية.
كلمات أخيرة
قد تتجاهل العديد من الشركات اليوم إنشاء سياسات الموارد البشرية لموظفيها. الموارد البشرية ليست فقط التوظيف وتعيين الأشخاص لملء المناصب الشاغرة.
هناك العديد من وظائف الموارد البشرية التي لا يدركها أو يعرفها أصحاب العمل. ومع سياسات وإجراءات الموارد البشرية، تتجاهل العديد من المنظمات الصغيرة هذه السياسات لتدرك في وقت لاحق أنها بحاجة إلى المساعدة ومرجع.
إن امتلاك دليل موظفين محدث يضمن أن موظفيك يمكنهم إدارة العمل وأن لديهم شيئًا للرجوع إليه.
هل تحتاج إلى مساعدة في وضع سياسات الموارد البشرية لشركتك وإنشاء دليل الموظفين؟
تواصل مع شركة توظيف وسنساعدك في إنشاء سياسات الموارد البشرية الخاصة بك وإدارة احتياجات الموارد البشرية المختلفة ."