تعهيد إدارة الموارد البشرية
Joseph Tadros
December 12, 2021في عالم الموارد البشرية، تعد الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HRO) ممارسة متنامية.
الاستعانة بمصادر خارجية هي ممارسة شائعة في الأعمال التجارية، حيث تقوم الشركة بتفويض مهام أو وظائف معينة إلى مزودين خارجيين.
غالبًا ما تشمل هذه الوظائف المهام غير الأساسية، وإدارة العمليات، أو الخدمات التي قد تكون تقنية للغاية أو مكلفة أو تستغرق وقتًا طويلاً أو معقدة للغاية بحيث لا تستطيع الشركة القيام بها بنفسها.
لكن كيف تعمل الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية؟ وما الذي يمكن تفويضه إلى جهات خارجية؟
قبل أن نخوض في كل ذلك، إلى جانب مزايا وعيوب الاستعانة بالموارد البشرية الخارجية، دعونا نفهم أولاً كيف تعمل الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية وما هي الوظائف التي يمكن تفويضها إلى جهات خارجية.
ما هو الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HRO)؟
الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HRO) تتضمن نقل وظائف الموارد البشرية، المسؤوليات، الإدارة، والمخاطر إلى مزود خارجي.
تختلف هذه الأنشطة من شركة لأخرى بناءً على احتياجات العمل، الأهداف، الموقع، حجم الشركة، الثقافة، وغيرها من العوامل.
يشمل HRO عدة عناصر أو مهام مثل: الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات الأعمال (BPO)، حيث يقوم مزود خارجي بإدارة واحدة أو عدة وظائف للموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف، الرواتب، والإدارة.
بديل آخر لـ HRO هو الاستعانة بالخدمات المشتركة، حيث يتولى مزود خدمات الموارد البشرية مهام أصغر مثل التدقيق والحفاظ على سجلات الشركة.
أكثر وظائف الموارد البشرية التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها
حان الوقت الآن للنظر في أكثر وظائف الموارد البشرية التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها.
1) التوظيف
إحدى الوظائف الشائعة في الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية هي التوظيف.
توظيف الأشخاص المناسبين ليس مهمة سهلة. تتطلب عملية التوظيف البحث الدقيق في سوق العمل، استخدام أحدث التقنيات، كتابة أوصاف وظيفية فعالة، وغيرها.
بالإضافة إلى ذلك، تتضمن عملية التوظيف فحص المرشحين وإجراء المقابلات، واعتمادًا على الشاغر، اختبار المهارات التقنية للمرشحين. كما يتضمن ربط المرشحين المحتملين مع مدير التوظيف الذي سيقوم بتقييم مدى ملاءمتهم للفريق والدور الذي سيشغلونه.
غالبًا ما يشار إلى هذا باسم الاستعانة بمصادر خارجية لعملية التوظيف (RPO)، حيث تساعد شركات الموارد البشرية مثل "توظيف" الشركات أو العملاء في توظيف عدد كبير من الموظفين أو موظف واحد على مستوى عالٍ.
نظرًا لأنها الكفاءة الأساسية لديهم، يمكن لمزودي RPO تولي جزء من عملية التوظيف أو كل العملية. في الحالة الأخيرة، ستكون شركات RPO مسؤولة أيضًا عن استقطاب المواهب وإجراء الفحوصات الخلفية.
2) إدارة الأداء
إحدى الوظائف الأخرى التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها في مجال الموارد البشرية هي إدارة الأداء.
يشمل ذلك عادة مراقبة وقياس أداء الموظفين، التدريب والتطوير، إدارة المواهب والتخطيط للتعاقب الوظيفي، تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وضمان تحقيق الموظفين للأهداف.
يساعد هذا الخيار من HRO الشركات على الإشراف على موظفيها وأدائهم داخل المنظمة. تعتبر إدارة الأداء مهمة صعبة على فرق الموارد البشرية الصغيرة.
3) التعويضات
يُعتبر الموظفون حجر الزاوية الذي لا غنى عنه لنجاح الأعمال بشكل عام. ولهذا السبب، تسعى المنظمات باستمرار إلى تقليل معدل دوران الموظفين وتحسين أدائهم من خلال ضمان تقديم رواتب عادلة ومنافسة.
الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة التعويضات يعني أن الشركة تفوض إدارة الرواتب، أنظمة تقييم الوظائف، وتصميم تعويضات المديرين التنفيذيين إلى مزود خارجي.
في سعيها لتقليل مخاطر المسؤولية، وخفض التكاليف المسبقة، وتعزيز الكفاءة، تستخدم الشركات HRO لإدارة تصميم وتنفيذ برامج التعويضات.
من خلال العمل مع شركة HRO، يمكن للشركات الاستفادة من معرفة السوق وكفاءة شركة HRO، وهما عنصران قد يستغرقان سنوات لبناءهما داخل فريق الموارد البشرية الداخلي. وحتى في هذه الحالة، سيحتاج الفريق إلى خبرة وممارسة كبيرة.
4) إدارة الفوائد
جزء من مهام قسم الموارد البشرية هو ضمان نجاح الشركة ورفاهية وسلامة موظفيها.
لتحقيق هذا التوازن، يصبح الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية خيارًا، حيث يقوم مزود خارجي بتقديم مزايا وبرامج قد لا يتمكن مديرو الموارد البشرية من تنفيذها بمفردهم.
في هذه الحالة، يتولى مزود خدمات HRO الجوانب الأكثر تعقيدًا لإدارة الفوائد مثل فتح عملية التسجيل، تتبع تاريخ الفوائد والأهلية، وتقديم خطط الرعاية الصحية والمعاشات وخطط التقاعد.
5) الامتثال
إحدى الوظائف الأكثر شيوعًا التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها في الموارد البشرية هي الامتثال.
مع استمرار تغير القوانين واللوائح، تحتاج الشركات إلى تخصيص المزيد من الوقت للبحث والبقاء على دراية بالتشريعات الحالية.
وجود خبراء متخصصين لديهم فهم عميق للتشريعات المتعلقة بالمواضيع مثل الرواتب، التأمين، والمعاشات هو ضمان أن الشركة يمكنها الوفاء بالمتطلبات القانونية والتنظيمية.
يُعتبر الامتثال القانوني والتنظيمي مجالًا تتفوق فيه عادة مزودي خدمات HRO.
5 مزايا للاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية
اتخاذ قرار الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HRO) أو عدمه يمكن أن يكون قرارًا صعبًا تتخذه المؤسسة.
يجب على الشركة تقييم قدرتها المالية إلى جانب الحجم العام لأعمالها. بعض الشركات قد تكون طموحة، وهذا ليس بالأمر السيئ.
ولكن في بعض الأحيان، قد يفرض حجم الشركة أو صناعتها احتياجات معينة تتطلب الاستعانة بخدمات الموارد البشرية الخارجية بدلاً من محاولة قسم الموارد البشرية الداخلي القيام بتلك الوظائف بنفسه.
تحتاج الشركات إلى تحديد ما إذا كان استخدام HRO سيقدم قيمة مضافة أم ينبغي عليهم الانتظار.
كما يتعين على الشركات البحث عن مزودي خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية للعثور على الأنسب لاحتياجاتها.
لمساعدة الشركات على تحقيق أقصى استفادة من تجاربها في الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية، إليك 5 فوائد رئيسية لـ HRO.
الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية يمكن أن:
توفير التكاليف والوقت
يسعى المدراء التنفيذيون في الشركات باستمرار لإيجاد طرق لتقليل التكاليف والوقت، سواء كان ذلك يشمل تقليل نفقات العمالة أو التشغيل أو الإدارة.
على سبيل المثال، توظيف وتدريب محترفي الموارد البشرية داخليًا يستغرق وقتًا ومالًا. في المقابل، تأتي شركات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية مع خبرة واسعة في مجموعة متنوعة من الصناعات إلى جانب شبكة علاقات قوية. وهي أكثر تأهيلًا للتعامل مع نفس المهام والواجبات في وقت أقصر وبتكلفة أقل دفعة واحدة.
قد يكون هذا أكثر أهمية للشركات الصغيرة، حيث تكون الموارد المالية والميزانيات الزمنية محدودة. إنشاء قسم موارد بشرية كامل في شركة صغيرة غالبًا ما يؤدي إلى تكاليف مرتفعة قد لا تستطيع الشركة تحملها.
الوصول إلى التكنولوجيا المتقدمة
تتأخر الشركات في تحديث أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) القديمة الخاصة بها. في الوقت نفسه، قد يتطلب تبني التكنولوجيا الجديدة استثمارات إضافية من حيث المال والوقت، ناهيك عن تدريب قسم الموارد البشرية والموظفين الآخرين على استخدام النظام الجديد.
من ناحية أخرى، تكون شركات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HRO) مجهزة دائمًا بأحدث تقنيات الموارد البشرية. وهذا يسمح لها بأن تظل تنافسية وتدعم الشركات من خلال تقليل تكاليفها.
تركيز استراتيجي أكبر
لماذا تقوم الشركة بالاستعانة بمصادر خارجية لأنشطة الموارد البشرية عندما يكون لديها قسم كامل مخصص لهذا الغرض؟
إلى جانب تقليل التكاليف وتحسين الكفاءة الزمنية واستخدام أحدث التقنيات والاستفادة من الكفاءات وأفضل الممارسات في الأنشطة غير الأساسية، يتوقع المدراء التنفيذيون بشكل متزايد أن يقوم فريق الموارد البشرية بأدوار استراتيجية طويلة الأمد وليس مجرد مهام إدارية.
يتطلب من محترفي الموارد البشرية لعب أدوار استراتيجية على المدى الطويل. لهذا السبب، غالبًا ما تختار الشركات الاستعانة بمصادر خارجية للوظائف التشغيلية لتحرير قدرة فريق الموارد البشرية الداخلي.
التوظيف الخارجي، إدارة التعويضات والمزايا، وتدريب وتطوير الموظفين هي وظائف يمكن التعامل معها بسهولة من قبل شركة متخصصة خارجية، والتي ستقدم نتائج عالية الجودة مع كفاءة في التكلفة والوقت.
مع التركيز الأكبر على مواءمة استراتيجية الموارد البشرية مع استراتيجية العمل الأوسع، يمكن للشركات تحقيق نمو أكبر في أعمالها.
توفير المزيد من المرونة
يتمتع أصحاب العمل بحرية اختيار مزود خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HRO) وحزمة الخدمات التي يحتاجون إليها. يحتوي كل سوق على العديد من مزودي خدمات الموارد البشرية الخارجية، مما يمنح الشركات الفرصة لاستكشاف مجموعة واسعة من الخيارات القابلة للتخصيص لتناسب احتياجاتها.
تقليل المخاطر
تجنب خدمات HRO الشركات الكثير من المخاطر.
على سبيل المثال، غالبًا ما تتعاقد العديد من الشركات مع مزودي خدمات الموارد البشرية الخارجيين لفترة زمنية قصيرة. يساعدهم هذا في ضمان تلبية احتياجاتهم في إطار زمني محدد، دون الحاجة إلى الالتزام بدفع رواتب أو رسوم شهرية لخدمات لا يحتاجون إليها.
يقلل ذلك أيضًا من الضغط على مواردهم المالية.
علاوة على ذلك، فإن وجود محترفين ذوي خبرة، مثل المتخصصين في الرواتب والمعاشات التقاعدية، يمكن أن يقلل من مخاطر الدعاوى القضائية المتعلقة بالامتثال للموارد البشرية، حيث تواكب شركات HRO القوانين واللوائح المتغيرة باستمرار.
يمكنك أيضًا قراءة المزيد حول 6 أنواع من الاستعانة بمصادر خارجية يجب أن تعرفها كل شركة.
4 عيوب للاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HRO)
على الرغم من أن الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الموارد البشرية يمكن أن يقدم فوائد ملموسة، يجب على الشركات أن تكون واعية بالعيوب المحتملة.
إليك 4 عيوب رئيسية قد تواجهها شركات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية:
1) إضعاف معنويات الموظفين الداخليين
إحدى أكبر عيوب الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية هي أن الموظفين قد يشعرون بالإحباط عندما يتم جلب أطراف خارجية.
يمكن أن يعني ذلك تقليل الأجور، أو تسريح الموظفين، أو تخفيض الميزانية، وكل هذه العوامل يمكن أن تؤدي إلى تقليل الإنتاجية.
الحل: يمكن للشركات تجنب هذا المأزق بسهولة من خلال العمل مع مزودي خدمات خارجيين يمكنهم تطوير بيئة غير تمييزية والاندماج مع فريق العمل الداخلي.
2) تأخير تطوير القدرات الداخلية
يعد هذا الأمر مهمًا بشكل خاص للشركات التي تتعاقد مع مزودي خدمات خارجيين لإدارة كافة وظائف الموارد البشرية.
قد تحرم الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية الشركات من تطوير مواهبها الخاصة إذا قررت في مرحلة لاحقة إنشاء قسم موارد بشرية داخلي. ومع ذلك، لا ينبغي أن يعني هذا استبعاد الاستعانة بمصادر خارجية كحل.
الحل: على الرغم من الصعوبات المحتملة، ينبغي على أصحاب العمل التعاون مع شركات الموارد البشرية التي تعمل على تدريب الموظفين وتمهيد الطريق للتحولات المستقبلية.
3) تضمين خطر السرية
عادةً ما يتعامل موظفو الموارد البشرية في الشركة مع معلومات حساسة للغاية، مثل أرقام الحسابات البنكية والسجلات الطبية.
الحل: بالإضافة إلى إجراء بحث شامل عن شركات الاستعانة بمصادر خارجية، يجب على أصحاب العمل تقييم طرق تلك الشركات في ضمان السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
4) تقليل التفاعل البشري
أحد التحديات الرئيسية للاستعانة بشركات الموارد البشرية الخارجية هو نقص التفاعل بين إدارة الشركة وموظفيها.
قد لا يكون الموظفون الخارجيون قادرين على تقديم نفس الاهتمام الشخصي للمسائل المتعلقة بالموظفين، والتي قد يتم التعامل معها بحساسية أكبر من قبل الموظفين الداخليين.
بالإضافة إلى ذلك، عندما تستعين الشركات بوظائف الموارد البشرية المتعلقة بهذه المسائل، قد يشعر الموظفون بالانفصال عند التعامل مع موظفين خارجيين يتواجدون خارج الموقع أو عبر الهاتف، مقارنة بالوجوه المألوفة في الشركة.
الحل: يمكن لأصحاب العمل معالجة هذا الشعور بعدم الراحة من خلال التأكد من أن محترفي الموارد البشرية الخارجيين يزورون مكان العمل من حين لآخر.
الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية مع توظيف
تقدم شركة توظيف للتوظيف والاستشارات مجموعة متنوعة من خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية للشركات الصغيرة والمتوسطة في مصر والشرق الأوسط.
تجربتنا الفريدة عبر العديد من الصناعات والقطاعات الاقتصادية الحيوية تجعلنا المزود الأساسي لخدمات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية للعديد من الشركات.
بصفتنا وكالة توظيف مقرها مصر، تساعد "توظيف" الشركات في خدمات الموارد البشرية الخارجية مثل الرواتب، تخطيط القوى العاملة، الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات الأعمال (BPO)، استراتيجيات الموارد البشرية، والمزيد.
من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الموارد البشرية الخاصة بك إلى جهة خارجية مثل "توظيف"، ستكون قادرًا على التركيز بشكل أفضل على عملك الأساسي، بينما تركز "توظيف" على موظفيك وعلى العمليات العامة للموارد البشرية.
إذا كنت تتطلع إلى تنمية شركتك ولكنك تواجه صعوبة في توظيف الأشخاص المناسبين، أو إذا كنت تبحث عن الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الموارد البشرية الخاصة بك، تواصل مع "توظيف" عبر البريد الإلكتروني info@tawzef.com وسيتواصل معك فريقنا لاتفاقية الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية تتضمن جميع احتياجاتك.
الخلاصة
تلعب أقسام الموارد البشرية دورًا رئيسيًا في الشركات حول العالم. جزء من مهامهم هو التأكد من أن الأشخاص المناسبين يشغلون الوظائف الشاغرة ويحصلون على التدريب اللازم لأداء مسؤولياتهم بكفاءة.
بمعنى آخر، يتمثل دور قسم الموارد البشرية في خلق بيئة عمل صحية للموظفين الجدد والحاليين ومساعدتهم على النمو في وظائفهم.
لكن ليس من السهل دائمًا، أو الممكن أو الميسور، أن يكون لديك فريق موارد بشرية كامل في الشركة.
هنا يأتي دور الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية. يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة على حد سواء الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة عمليات الموارد البشرية الخاصة بها لضمان أن أصولها البشرية تتم إدارتها ورعايتها بشكل جيد.
هل تحتاج إلى مساعدة في إدارة عمليات ووظائف الموارد البشرية الخاصة بك؟ تواصل معنا الآن!