15 نصيحة من الخبراء وأفضل الممارسات لإدارة الفرق الهجينة

15 expert tips and best practices for managing hybrid teams
folderأصحاب الأعمال
userNada Adel Sobhi
clockMay 15, 2024

إدارة فريق هجين يمكن أن تكون مهمة شاقة، خاصة إذا لم تكن قد عملت من قبل في بيئة هجينة أو إذا كنت قد انتقلت من دور يعمل عن بُعد بالكامل. ينطبق هذا على مديري التوظيف، الموظفين، وفرق الموارد البشرية على حد سواء.

إدارة الفريق بشكل عام، وإدارة الفرق البعيدة والهجينة بشكل خاص، تتطلب مهارات شخصية وتقنية، ناهيك عن التدريب.

يُعد العمل الهجين أحد أبرز الاتجاهات في صناعة الموارد البشرية لعام 2024. ومع ذلك، للأسف، تقدم شركات قليلة تدريباً للمديرين الجدد، خاصةً الذين تمت ترقيتهم.

حوالي 70% من المديرين في استطلاع لشركة Gallup في الولايات المتحدة "لم يتلقوا أي تدريب رسمي حول كيفية قيادة فريق هجين."

في هذه المقالة، سنقدم نصائح وأفضل الممارسات لإدارة الفرق الهجينة. سواء كنت جديدًا على العمل الهجين، ترغب في تطبيق العمل الهجين في شركتك، أو تسعى لتحسين إدارة الفرق الهجينة، فهذه المقالة موجهة لك.

وبالمثل، إذا كنت مديرًا أو قائد فريق، استخدم هذه النصائح لتثبت نفسك كقائد ومدير فعّال.

 

ماذا يعني مكان العمل الهجين؟

مكان العمل الهجين هو شركة توفر مزيجًا من العمل من المنزل مع عدد من الأيام في المكتب.

في معظم بيئات العمل الهجينة، تقدم الشركة للموظفين العمل عن بُعد لمدة يومين أو ثلاثة أيام في الأسبوع وتطلب منهم القدوم إلى المكتب في الأيام المتبقية.

تقدم بعض أماكن العمل الهجينة مزايا العمل عن بُعد وتطلب من الموظفين الحضور إلى المكتب مرة واحدة في الأسبوع أو حتى مرتين في الشهر.

"الاجتماع في المكتب حتى لو كان مرة واحدة في الأسبوع أو مرة في الشهر يساعد الفرق على التواصل ويحسن التعاون"، تقول مهييناز الباز، مديرة الأبحاث والتحليل في شركة مصر للنفط والغاز.

 

الفرق بين الفرق الهجينة والفرق البعيدة: التشابهات والاختلافات

قبل أن نكشف أفضل الممارسات لإدارة الفرق الهجينة، دعونا نستكشف التشابهات والاختلافات بين الفرق الهجينة والفرق البعيدة على عدة مستويات.

  1. موقع العمل: كل من العمل الهجين والعمل عن بُعد يتضمن العمل من المنزل (أو أي موقع آخر). ولكن العمل عن بُعد يعني أنك تعمل بعيدًا عن المكتب في جميع الأوقات. غالبًا ما لا تمتلك الشركات التي تعمل عن بُعد بشكل كامل مكاتب.
     
  2. التفاعل وجهًا لوجه: يوفر العمل الهجين تفاعلات وجهًا لوجه أكثر حيث يذهب الموظفون إلى المكتب على الأقل مرة واحدة في الأسبوع. من ناحية أخرى، لا يوجد تفاعل شخصي مع الآخرين في العمل عن بُعد. 
    بخلاف التواصل عبر البريد الإلكتروني أو برامج مثل Slack أو حتى WhatsApp أو المكالمات الهاتفية العرضية، لا يوجد تفاعل وجهاً لوجه في بيئة العمل عن بُعد. وهذا هو أحد الأسباب الرئيسية لشعور العديد من العمال عن بُعد بالعزلة أو الوحدة أو عدم الارتباط عندما يعملون عن بُعد.
     
  3. المرونة: العمل عن بُعد يوفر أعلى مستوى من المرونة حيث يمكن للموظفين العاملين عن بُعد العمل من أي مكان في العالم. من منازلهم، مساحات العمل المشتركة، الشاطئ، أي مكان. 
    في حين أن العمال الهجينين تقتصر مرونتهم على عدد الأيام التي يجب عليهم فيها زيارة المكتب. وهذا يعني أنه قد يكون من الصعب عليهم السفر أثناء العمل.
     
  4. التنقل: مع العمل عن بُعد، لا يوجد تنقل. إلا إذا كنت تعتبر المشي من غرفة النوم إلى مكتبك المنزلي أو غرفة المعيشة تنقلًا.
    من ناحية أخرى، يجب على الفرق الهجينة الانتقال بين العمل عن بُعد والتنقل إلى المكتب. يشمل ذلك الاستيقاظ مبكرًا، ارتداء الملابس، تحضير الغداء، والقيادة إلى المكتب، مما يضيع عدة ساعات في كل مرة.
     
  5. التعاون: من أكبر فوائد العمل الهجين هو التعاون الأسهل حيث يلتقي أعضاء الفريق مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. يمكن للعمال الهجينين ببساطة التوجه إلى أحد أعضاء الفريق لمناقشة مسألة أو تقديم طلب. 
    في حين أن التعاون يتطلب جهدًا أكبر للعاملين عن بُعد حيث يقتصر التواصل على البريد الإلكتروني، المنصات الرسائلية، وإذا لزم الأمر، المكالمة الهاتفية.
     
  6. مجموعة المواهب: الشركات التي تقدم العمل الهجين محدودة بمجموعة المواهب المحلية. من ناحية أخرى، يمكن للشركات التي توظف عمالًا عن بُعد الوصول إلى مجموعة مواهب كبيرة تمتد عبر العالم كله.
    يمكنهم استخدام مزودي خدمات "صاحب السجل" مثل Tawzef لإدارة التوظيف والامتثال وكشوف الرواتب لموظفيهم الدوليين.
     
  7. التركيز: العمل عن بُعد يمكن أن يعني قلة الانحرافات مقارنة بالعمل في المكتب، حيث قد يكون لديك زملاء صاخبون.
    وجد بحث من Hubstaff أن متوسط وقت التركيز للعمال عن بُعد أعلى من نظرائهم العاملين في المكتب. في أسبوع عمل قياسي من خمسة أيام، بلغ متوسط وقت التركيز للموظفين العاملين عن بُعد 22.75 ساعة في الأسبوع مقارنة بـ 18.6 ساعة للعمال في المكتب.
     
  8. نفقات الأعمال: توفر الشركات التي تعمل عن بُعد بالكامل على مجموعة من النفقات. من الإيجار الشهري، المعدات المكتبية، نفقات الطعام والشراب، مقارنة بالشركات العاملة بالكامل في المكتب والهجينة.
    ومع ذلك، يمكن للشركات التي تعمل عن بُعد بالكامل شراء معدات لعمالها عن بُعد أو تعويضهم عن إحضار أجهزتهم الخاصة مثل الحواسيب المحمولة.
     

  9. الحدود: غالبًا ما يتمتع العمال الهجينون بمزايا العمل من الساعة 9 إلى 5، خاصة عندما يذهبون إلى المكتب، مما يضمن حدود عمل أفضل.
    من ناحية أخرى، بالنسبة للعاملين عن بُعد، غالبًا ما تتلاشى الحدود بين العمل والحياة المنزلية. خاصة أن العديد منهم يشعرون بأن منازلهم هي امتداد لمكان عملهم. قد يؤدي ذلك إلى عملهم لساعات أطول أو في أوقات غير تقليدية، أو كليهما.

    أحيانًا يتوقع المديرون أن يعمل الموظفون العاملون من المنزل لفترات أطول مقارنةً بنظرائهم في المكتب أو الهجينين، فقط لأنهم يتجنبون التنقل.

ومن المثير للاهتمام، وجدت أبحاث Accenture أن 83% من الموظفين يفضلون بيئة العمل الهجينة. ولكن بالرغم من ذلك، تستثمر المزيد من الشركات في إعدادات العمل الداخلية بالكامل.

 

أفضل الممارسات لإدارة الفرق الهجينة

إذًا، كيف تدير فريقًا هجينًا بشكل فعال دون طمس حدود الواجبات والاحتياجات المنزلية؟

لنكتشف.

  1. 1. بناء الفريق أمر لا بد منه  

"بناء الفريق. بناء الفريق. بناء الفريق أمر أساسي عند إدارة الفرق البعيدة والهجينة"، تؤكد مهييناز الباز، مديرة الأبحاث والتحليل في شركة مصر للنفط والغاز.

"تحتاج إلى تقديم أنشطة بناء الفريق بانتظام"، تشرح الباز. تشمل أمثلة الأنشطة الفريقية الألعاب للتعرف على بعضكم البعض، سيناريوهات الأعمال والعملاء، والنزهات الفريقية، وغيرها.

 

  1.  2. لا تفترض "أن نموذج واحد يناسب الجميع"

"واحدة من أكبر الأخطاء التي أراها الشركات ترتكبها هي افتراض أن 'حجم واحد يناسب الجميع' مع أماكن العمل الهجينة"، يقول وليد راشد، المؤسس والرئيس التنفيذي لـ SIDEUP.

"كل شركة مختلفة. يجب أن يكون النموذج الهجين مخصصًا لمؤسستك واحتياجاتها. لا يمكنك نسخ نموذج شركة أخرى بنسبة 100%"، يوضح راشد.

مع فرق في مصر والمملكة العربية السعودية، كانت SIDEUP تختبر نموذج العمل الهجين وكيف يمكن للمديرين إدارة فرقهم الهجينة لتحقيق أفضل النتائج للجميع.

"نحن دائمًا نختبر لنرى أي جوانب من أماكن العمل الهجينة تعمل بشكل أفضل لفرقنا"، يؤكد راشد.

بالنسبة للشركات الناشئة، لا يمكنك نسخ النموذج الهجين لشركة في مرحلة مختلفة عنك، يضيف.

 

  1. 3. احفظ جلسات العصف الذهني للمكتب

ليست كل الأنشطة مناسبة للعمل عن بُعد.

"بعض الأنشطة يكون من الأفضل إجراؤها في الجزء المكتبي من نموذج العمل الهجين"، تنصح نادين أبو العطا، الرئيس التنفيذي لشركة أنخ لخدمات التكنولوجيا.

"إذا كان الفريق بحاجة إلى جلسة عصف ذهني لمشروع ما أو جلسة تفكير إبداعي، فمن الأفضل تأجيلها حتى يجتمع الفريق في المكتب"، تضيف أبو العطا.

 

  1. 4. تأكد من وجود تواصل قوي

جزء من إدارة فريق ناجح، سواء كان داخليًا بالكامل أو عن بُعد بالكامل أو فريقًا هجينيًا، هو أن تكون متواصلًا جيدًا.

"يقلل العمل عن بُعد والهجين من العلاقات بين أعضاء الفريق، لذا من المهم ضمان وجود تواصل قوي بين الموظفين وبين الأعضاء ومديرهم"، تلاحظ الباز.

"هذا مهم بشكل خاص إذا كان المدير يدير فرقًا متعددة يكون عملها مترابطًا أو يتطلب التتابع في الأداء"، تقول.

يتفق كل من راشد وأبو العطا على أهمية تحسين التواصل الداخلي بين أعضاء الفريق والمديرين.

يوفر راشد مثالًا حول جدولة جميع الاجتماعات الحالية والمستقبلية ليتمكن جميع الأعضاء من رؤيتها عبر تقويم مشترك مثل تقويم جوجل.

المحادثات الفردية بين أعضاء الفريق ومديريهم المباشرين مهمة أيضًا للتعامل مع المواقف الصعبة، وإدارة الجداول، أو ببساطة للتعبير عن المخاوف والمشاكل.

 

  1. 5. انتقل بخطوات تدريجية

عند التحول من العمل الداخلي الكامل أو العمل عن بُعد بالكامل إلى مكان عمل هجين، ينبغي أن يكون التحول تدريجيًا.

"عند التحول إلى العمل الهجين، يجب النظر إليه كعملية تدريجية خطوة بخطوة"، يقول الرئيس التنفيذي لشركة SIDEUP.

يوصي راشد بأنه إذا كانت الشركة ترغب في استكشاف أو تطبيق نموذج العمل الهجين، فعلى المديرين أن يسألوا مديري الشركات الأخرى عن تجاربهم وتوصياتهم.

 

  1. 6. وضع التوقعات

لإدارة فريق عن بُعد أو هجين بفعالية، تحتاج إلى وضع توقعات لكل عضو في الفريق منذ البداية. يشمل ذلك تحديد مواعيد التسليم، ومتى يتم الإبلاغ للمدير، والمهام وقوائم الأعمال... إلخ.

يحتاج أعضاء الفريق إلى معرفة ما يتوقعه المدير منهم ومتى يجب أن يقدموا تقاريرهم، بينما يحتاج المديرون إلى توضيح متى سيتواصلون مع أعضاء الفريق.

من المهم عند وضع التوقعات تجنب التصرف كمدير يتحكم في كل التفاصيل. هذه واحدة من أكبر المشكلات التي يواجهها المديرون عند إدارة الفرق البعيدة والهجينة.

يمكن أن تشمل التوقعات أيضًا قواعد معينة تتعلق بالفريق، مثل عدم القدرة على أخذ إجازات قبل المواعيد النهائية الكبرى أو في مواقف محددة.

 

  1. 7. بناء بيئة من الثقة

عندما تحدد توقعات واضحة، يمكنك بناء الثقة بين أعضاء فريقك وبين المدير وفريقه.

"حدد مهام واضحة وخطة واضحة. بهذه الطريقة يعرف المدير متى سيتم إنجاز المهام، بينما يحصل الفريق على مزايا ومرونة إضافية مقابل ذلك"، تشرح الباز.

 

  1. 8. راقب علامات الإرهاق والتوتر

جزء من أن تكون مديرًا ناجحًا، سواء كان فريقك هجينًا أو عن بُعد بالكامل، هو أن تسبق علامات الإرهاق من العمل.

زيادة حجم العمل والتوتر إلى جانب نقص التوازن بين الحياة والعمل هما من أهم مسببات الإرهاق بين الموظفين. ينطبق هذا على أعضاء فريقك وكذلك عليك كمدير.

للتغلب على الإرهاق، يجب أن تكون واعيًا بأي تغييرات في سلوك فريقك.

على سبيل المثال، إذا كان أحد الأعضاء كان في السابق كثير الحديث وأصبح فجأة أقل تفاعلًا أو أقل اجتماعية. وبالمثل، إذا كان أحدهم يبدأ أيام عمله من المنزل بانتظام في وقت متأخر أو إذا كانت أداؤه يتدهور. كل هذه يمكن أن تكون علامات على الإرهاق.

كمدير، من المهم التحدث إلى فريقك ودعمه. ساعدهم في تنظيم أولوياتهم، وتحقق مما إذا كان شخص ما مثقلًا بالأعباء أكثر من الآخرين وقم بتوزيع العمل وفقًا لذلك، من بين أفكار أخرى.

إذا كان حجم العمل أكبر من طاقة فريقك، فقد يكون الوقت قد حان لإضافة عضو جديد أو العثور على متدرب لدعم الفريق خلال فترة الصيف أو الشتاء.

 

  1. 9. الأولوية للمهام والاحتياجات

في إدارة الفرق الهجينة، جزء من دور المدير هو إعطاء الأولوية للمهام والاحتياجات والمواعيد النهائية للتسليم. يجب عليه فعل ذلك لكل عضو في الفريق والحفاظ على التواصل مفتوحًا خلال ساعات العمل.

هذا يساعد المديرين وأعضاء الفريق على حد سواء في ضمان سير العمل بسلاسة والالتزام بالمواعيد النهائية.

 

  1. 10. مراعاة اختلاف الشخصيات

قد يبدو الأمر بديهيًا، لكن أحد الأمور التي يتجاهلها المديرون في بعض الأحيان هو أن الناس يتصرفون بشكل مختلف. يظهر هذا بوضوح في بيئة العمل الهجينة والبعيدة حيث لا يرى أعضاء الفريق بعضهم البعض شخصيًا.

"فريقك ليس كله بنفس الشكل. كل فرد يدرك الأمور بطريقة مختلفة، بناءً على خلفيته وظروفه النفسية والعاطفية، وتربيته... إلخ. الفجوة تكون ضيقة عندما نكون من نفس الثقافة. تتسع الفجوة بشكل أكبر عندما نكون من ثقافات مختلفة"، تشرح أبو العطا.

 

  1. 11. إنشاء أحداث "للتواصل الاجتماعي"

من أفضل الممارسات لإدارة الفرق الهجينة هو تنظيم اجتماعات غير رسمية مثل جلسات شرب القهوة أو الدردشة خلال استراحة قصيرة، أو حتى الاجتماعات اليومية السريعة.

"الناس كائنات اجتماعية"، تلاحظ أبو العطا. "بغض النظر عن أخلاقيات العمل والالتزام، نحن نعمل بشكل أفضل عندما نكون في نفس الغرفة. لهذا السبب لاحظت أن أكبر مشكلة هي عندما يعمل جزء من الفريق في بيئة هجينة، بينما يعمل جزء آخر عن بُعد بالكامل. يتخلف الأخير. إنه أمر غير ملموس لا يمكن تقليده من خلال التوثيق التفصيلي"، تقول.

إذًا، ماذا يمكن أن يفعل مدير الفريق الهجين للتغلب على ذلك؟

"تأكد من تنظيم اجتماعات اجتماعية غير رسمية مثل وقت القهوة. إنها تساعد"، تنصح أبو العطا.

ويتفق الرئيس التنفيذي لشركة SIDEUP مع أهمية وجود أحداث "للتواصل الاجتماعي"، مشيرًا إلى أنها فرصة لتعزيز التفاعل الاجتماعي بين الموظفين.

 

  1. 12. شرح أهمية الحضور في الشركة

غالبًا ما يأخذ الموظفون الأيام التي يقضونها في المكتب كأمر مسلم به. كمدير، من واجبك أن تشرح لهم أن الأيام التي يقضونها في المكتب ضرورية لهم.

التواجد في المكتب والتعاون مع الآخرين يعزز المهارات الشخصية والمهارات الناعمة المختلفة.

العمل مع الآخرين بشكل مباشر يمكن أن يقلل من الخوف من الاقتراب من الآخرين وبدء المحادثات. كما يعزز الثقة، التي غالبًا ما تتضاءل مع العمل عن بُعد، حيث يكون الاتصال المباشر محدودًا.

"المكتب يبني أيضًا مهارات القيادة"، يلاحظ راشد.

لذا، سواء أدرك فريقك ذلك أم لا، فإنهم يستفيدون من الذهاب إلى المكتب مرة أو مرتين في الأسبوع.

ومع ذلك، من المهم كمدير أن تنسق أيام العمل في المكتب للفريق، تؤكد الباز.

إذا ذهب أحد أعضاء الفريق إلى المكتب ولم يحضر الآخرون، فإن التفاعل الذي يحدث في المكتب لا يحقق الهدف ولا يحصل فريقك على الفوائد التي من المفترض أن يحصل عليها من العمل في المكتب.

 

  1. 13. التحلي بالمرونة

"المرونة مهمة للعمال الهجينين والعاملين عن بُعد"، تعلق الباز.

لسوء الحظ، يستخدم العديد من الموظفين المرونة والعمل عن بُعد بطريقة سلبية، مما يضر بالثقة بين المدير والموظف.

لذلك توصي الباز بعدم التهاون مع المرونة في المراحل الأولى من إدارة الفريق الهجين.

 

  1. 14. تجنب تقسيم فريقك بين الهجين والعاملين عن بُعد بالكامل

أحد مزايا العمل في بيئة هجينة هو المرونة التي يتمتع بها المديرون وأعضاء الفريق على حد سواء.

بالنسبة للمديرين، تسمح بيئات العمل الهجينة لهم بتوظيف أفراد مؤهلين قد لا يتمكنون من توظيفهم إذا كان المنصب يتطلب الحضور الكامل في المكتب.

تفضل الرئيسة التنفيذية لشركة أنخ لخدمات التكنولوجيا دائمًا نموذج العمل الهجين لأنه أتاح لها توظيف "كفاءات ممتازة". وبدون هذا النموذج، لم تكن قادرة على توظيف هؤلاء الأشخاص بشكل دائم في المكتب.

أحيانًا يعيش الناس بعيدًا عن مواقع المكاتب، أو لديهم التزامات أسرية، أو يدرسون للحصول على درجات علمية مثل الدبلومات أو الماجستير أو الدكتوراه. مثل العمل عن بُعد، يساعد النموذج الهجين الشركات في توظيف هؤلاء المرشحين مع منحهم المرونة التي يحتاجونها.

ومع ذلك، توصي أبو العطا المديرين بتجنب تقسيم فريقهم إلى مجموعتين: هجينة وعاملة عن بُعد بالكامل.

تقسيم أعضاء الفريق سيقلل من ارتباطهم ببعضهم البعض وقدرتهم على التعاون.

 

  1. 15. إشراك أعضاء الفريق

ارتباط الموظفين هو مفهوم تم التركيز عليه خلال السنوات القليلة الماضية.

"ارتباط الموظفين يبني الروابط العاطفية والعقلية بين الموظفين والمنظمة التي يعملون بها."

تعرف Gallup ارتباط الموظفين بأنه "مستوى مشاركة وحماسة الموظفين تجاه عملهم وبيئة العمل."

في البيئات البعيدة والهجينة، يساهم ارتباط الموظفين في تعزيز شعورهم بالتمكين والبقاء في وظائفهم لفترات أطول.

يتفق راشد، والباز، وأبو العطا جميعًا على أهمية ارتباط الموظفين بالفرق الهجينة.

"المسؤولية تقع على عاتق المدير لمحاولة إشراك الفريق وخلق مجتمع في الجانب الافتراضي لإدارة الفريق الهجين. يمكن القيام بذلك من خلال مناقشات افتراضية للحفاظ على بيئة عمل ودية ودعم أعضاء الفريق"، تعلق أبو العطا.

"بناء الفريق وارتباط الموظفين يسيران جنبًا إلى جنب"، تضيف الباز.

في الوقت نفسه، يشير راشد إلى الأحداث التي تقام داخل المكتب مثل فعاليات الترحيب بالشركة، أو تنظيم إفطار أو غداء جماعي، وغيرها من الأنشطة الشخصية التي تعد فرصًا مهمة لتعزيز ارتباط الفرق الهجينة.

"لا يجب أن يفوت أعضاء الفريق هذه الأحداث"، يقول راشد.

 

الخاتمة

إدارة فريق هجين، أو عدة فرق هجينة، قد تكون مرهقة في البداية. لكن الأخذ بالنصائح والتعلم من أخطاء الآخرين يمكن أن يسرع عملية التحول إلى العمل الهجين لشركتك.

علاوة على ذلك، فإن اتباع أفضل الممارسات المذكورة أعلاه لإدارة الفرق الهجينة سيساعدك على تجنب العديد من العقبات وتقليل الوقت الضائع في ارتكاب الأخطاء الخاصة بك.

من المهم أيضًا تدريب المديرين وقادة الفرق على كيفية إدارة فرقهم في بيئة هجينة. كما يجب على فريق الموارد البشرية لديك أن يكون على دراية بكيفية عمل الفرق الهجينة بحيث يتمكن كل من الموارد البشرية والمديرين المباشرين من تتبع التقدم بشكل مناسب.

يُوصي الرئيس التنفيذي لشركة SIDEUP باستخدام نظام تتبع ومؤشرات أداء رئيسية (KPIs) للمديرين وأعضاء الفريق للحفاظ على الأداء القوي.

وأخيرًا، لا تنسَ أهمية إشراك فرقك الهجينة. يمكنك تنظيم أحداث داخل الشركة مثل إفطار الشركة بالكامل أو قيام كل مدير بتنظيم إفطار خاص لفريقه.

إن إنشاء بيئة عمل صحية للفرق الهجينة لا يساعد فقط في الحفاظ على الموظفين لفترات أطول، بل يحسن ثقافة الشركة وعلامتك التجارية كصاحب عمل.

 

قراءة إضافية:

مقالات أخرى